У каждого из нас есть сильные стороны и особенности характера, которые формируют подход к работе и помогают быть эффективнее. Если вы всерьез задумываетесь о повышении собственной продуктивности, первая ступень на этом пути — определить, к какому ее типу вы относитесь, то есть какой способ деятельности не противоречит вашим природным склонностям. T&P перевели статью 99U.com о четырех типах продуктивности и инструментах, которые подходят каждому из них.

Карсон Тейт

бизнес-консультант, тренер и психолог, коуч, специалист по системам продуктивности, магистр в области организационного развития, эксперт в области повышения продуктивности.

Единого подхода к личной продуктивности, работающего для всех, не существует. Это означает, что отношение к работе должно исходить от персональных когнитивных особенностей, учитывать предпочтения и сильные стороны, чтобы мы могли верно распределять требуемые усилия. По иронии судьбы большинство делает это бессознательно, но в последнее время поле вокруг нас наводнили «доказанные» универсальные программы, инструменты, советы от многочисленных консультантов и академиков, следуя которым, мы часто идем против своей природы. Ниже приведены четыре поведенческих паттерна, которые характеризуют восприятие, обработку, управление потоками информации и определяют наши поступки. Эти описания — источник информации, а интуиция и практика помогут выбрать, что подходит лично для вас. Вероятно, вы найдете себя сразу в нескольких типах и с успехом сможете совмещать различные инструменты, что сделает вашу работу эффективнее, а жизнь насыщеннее.

Человек-приоритет

Опирается на логику, аналитику, факты, мыслит реалистично и критически. Для повышения личной эффективности человек-приоритет просчитывает время, которое уйдет на решение той или иной задачи, чтобы как можно тщательнее спланировать рабочий план на день и на неделю. Такие люди не будут следовать цели, которая им не близка, подобно лазеру они фокусируются на том, чего хотят достичь. Они настолько сконцентрированы на факте выполнения чего-либо, что не готовы тратить время и энергию на понимание, как они это делают. Основным инструментом человека-приоритета порой становится жесткий контроль: в офисе таких людей обычно знают по их энергичности и конкурентноспособности. Они ненавидят болтовню, отсутствие информации и вообще злоупотребление всем личным на работе. Их письма обычно состоят из нескольких предложений или, если это возможно, из нескольких букв.

Что привносит в команду:

— критический анализ информации;

— решение логических проблем;

— ориентацию на цель, последовательность и решительность.

Инструменты для повышения продуктивности:

42Goals: сервис, который отслеживает ваши дела и цели на день;

Daytum: помогает собирать, категоризировать и взаимодействовать со всеми данными, которые могут вам пригодиться;

Moosti: деловой таймер, основанный на технике Pomodoro Technique;

Witty Parrott: позволяет создавать выдержки из больших объемов контента, чтобы им было легче пользоваться и делиться;

Wunderlist: отслеживает и напоминает обо всех делах;

А также классические инструменты вроде обычного блокнота и стикеров.

Человек-план

Член команды, который заботится о последовательности и следит за деталями. Частенько они записывают в свой to do-лист то, что уже сделано, только чтобы вычеркнуть эти пункты оттуда. Хотя на первый взгляд человек-план похож на человека-приоритета, первый погружен в детали проекта, в то время как второй фокусируется лишь на тех из них, которые помогают ему быстро и точно справиться с задачей. Человек-план следит за расписаниями и планами действий, составляет фоллоу-апы. Их цель — привести вас к цели, то, что написано мелким шрифтом они прочтут позже. Они ненавидят участвовать во встречах без повестки, их имэйлы детальны, часто включают в себя упоминания о последующих этапах и пошаговой инструкцией их достижения. Таких людей не удовлетворяют календари и другие инструменты планирования, им не характерна спонтанность, из-за приверженности четко следовать плану многие возможности упускаются ими из виду.

Что привносит в команду:

— сконцентрированность на конкретных действиях, практичность;

— поиск упущенных или забытых пунктов;

— организацию работы, составление и следование плану проекта.

Инструменты для повышения продуктивности:

Toodledo: позволяет составлять список дел, структурировать схему работы и отслеживать задачи по календарю;

HabitForge: формирует полезные привычки, основываясь на отчетности, в том числе ежедневной посещаемости и проделанной работе;

Agendas: создает интерактивные списки дел и транслирует их на iPad’ы всех участников проекта;

Objectiveli: сервис для управления целями в режиме реального времени;

А также стикеры, папки для файлов, выдвижные ящики, подставки для ручек, органайзеры и все остальные офисные и канцелярские принадлежности.

Человек-организатор

Мыслит эмоционально и экспрессивно. Это принципиальный член команды, который отвечает за партнерство и коммуникацию в коллективе, объединяет коллег для совместной продуктивной работы. Ловко модерирует встречи, ненавидит, когда люди пренебрегают личным общением или чересчур полагаются только на факты и другую уже имеющуюся информацию. Такие люди любят истории, предпочитают общение с глазу на глаз, заботятся об окружающих, задают вопросы о ходе проекта или задачах, помогая тем самым с решением. Порой их необходимо ограничивать: во времени на разговоры в рабочее время и количестве адресатов, добавленных в скрытую копию письма.

Что привносит в команду:

— понимание характера и эмоций разных членов команды;

— легкость взаимодействия внутри команды;

— генерацию и продвижение идей.

Инструменты для повышения продуктивности:

focus@will: музыкальный сервис, созданный в сотрудничестве с современными нейроучеными, который помогает сфокусироваться и удерживать информацию во время работы, учебы, чтения или писательства;

stickK: помогает достигать результатов, в основе работы системы лежат стимулирование, подотчетность и участие сообщества (если ваш результат будет отрицательным, сервис расскажет об этом всем);

workshifting: сайт, который помогает эффективно работать откуда угодно;

Redbooth: сервис, объединяющий поток рабочих задач и коммуникацию с коллегами по всем уже существующим каналам (Outlook, MSProject, Box, Gmail, DropBox, Evernote и другие);

А также вещи, которые радуют глаз и которыми приятно пользоваться: Молескины с неразлинованными листами и разноцветные ручки.

Человек-визуализатор

Мыслит целостно и интуитивно, нуждается в загруженности: в отсутствие мультизадачности и участия сразу в нескольких проектах переживает моменты скуки. Фокусируясь на больших концепциях, визуализатор создает новые, соединяя их между собой. Временами такие люди совсем не учитывают детали и чересчур увлекаются возможными перспективами, забывая про основной процесс. Их чрезмерная спонтанность и импульсивность могут стать источником прорывных идей, но также и пустить под откос все предыдущие планы проекта. То, что не попадает в непосредственное поле зрения визуализатора, не существует для него вовсе. Обычно они пишут длинные письма, полные идей и концепций.

Что привносит в команду:

— инновационность (служит катализатором перемен);

— креативные решения проблем;

— возможность заглядывать в будущее, видеть новые возможности и претворять в жизнь идеи и концепции.

Инструменты для повышения продуктивности:

Lifetick: инструмент для достижения желаний, список которых можно пополнять в течение жизни;

iThoughts HD: онлайн-сервис для составления наглядных диаграмм (mind-mapping);

AdBlock Plus: инструмент, автоматически блокирующий всю рекламу и ускоряющий загрузку страниц;

ZenPen: только то, что вам необходимо — страница для набора текста без всего, что отвлекает;

А также визуально работающие мелочи: разноцветные стикеры, папки, блокноты, ручки, большие белые доски и флипчарты, чтобы идеи и мысли всегда оставались на виду.

Иконки: 1) MikaDo Nguyen, 2) Viktor Fedyuk, 3) frederick allen, 4) Björn Andersson — from the Noun Project.