Автор книг и создатель программ для оптимизации рабочего процесса Джейсон Фрайд рассказал Big Think о том, как типичные офисные пространства и культура постоянного отвлечения уничтожают продуктивность. T&P перевели из текста самое главное.

Типичное современное рабочее место организовано абсолютно неправильно. Оно как будто бы оптимизировано для того, чтобы отвлекаться. Кто-то постоянно зовет вас по имени, назначает совещания, звонит по телефону. Люди постоянно проходят совсем рядом с вами или общаются друг с другом. Чтобы закончить всю свою работу, приходится заниматься сверхурочно. Это происходит оттого, что мы приходим в офис не трудиться, а отвлекать друг друга от труда.

Когда вы садитесь за свой стол, вряд ли вы сразу же начинаете работать. Как правило, вам нужно настроиться на процесс — так же, как это происходит, когда вы ложитесь спать. Но если вам назначено совещание через 45 минут — цельный рабочий день начинает рассыпаться, для своих дел у вас чуть больше получаса. Прибавьте к ним еще 20 минут, потому что перед встречей и после совещания вам опять придется переключаться на другой вид деятельности.

«Избегайте совещаний, не создавайте армию менеджеров. Их профессиональная задача — отвлекать от работы, спрашивать: «Как идут дела?» или «Все ли хорошо?»

И как только вы перестали злиться из-за потраченного впустую времени, кто-то зовет вас по имени из другого конца коридора: «Иди сюда, посмотри-ка на это». Вы сверяете время, уже четыре часа, а вы так ничего толком и не сделали. Это общая проблема практически во всех офисах. Люди говорят об этом что-то вроде «да, это моя жизнь». Как будто бы это моя жизнь идет наперекосяк, и ничего поделать нельзя.

Для того, чтобы оптимизировать собственный рабочий процесс, есть несколько важных способов. Вместо того, чтобы выкрикивать имена, подзывать к себе людей, подходить и хлопать их по плечу, можно пользоваться специальным софтом, который позволяет создавать проекты с указанием полномочий его участников, текущими и отложенными задачами. Тогда сотрудник сможет ознакомиться с чужой просьбой, когда у него будет для этого время, не отвлекаясь от текущих заданий. Вообще, кричать чье-то имя довольно грубо — это как бы подразумевает, что ваши потребности важнее, чем работа вашего сослуживца.

Избегайте совещаний, не создавайте армию менеджеров. Их профессиональная задача — отвлекать от работы, спрашивать: «Как идут дела?» или «Все ли хорошо?». Вместо этого наделяйте людей полномочиями и приучайте их к самостоятельности. Атмосфера открытости и вовремя предоставленная обратная связь помогут им намного больше, чем постоянный контроль. А вместо начальника качество их работы лучше всего продемонстрирует качество конечного продукта.

Полностью прочитать статью Джейсона Фрайда об неэффективности типичных рабочих мест можно на сайте Big Think.