Как справляться с бесконечным потоком электронных писем? T&P подготовили два десятка советов от сайта The Muse, которые помогут навести порядок в папках, сократить объем сообщений и научат тратить на них меньше времени.

Не засорять

• Самый простой способ сократить объем писем — отписаться от множества рассылок, которые вы каждый раз собираетесь прочесть, но никак не найдете на это время. Полезный сервер, чтобы отписаться от всех ненужных рассылок сразу, — Unroll.me.

• Если вам приходит много нежелательных писем с персональных почтовых ящиков, попробуйте BoxBe. Сервис использует персонализированный «Гостевой список» и доставляет письма только от людей из него. При этом они попадают во «Входящие» только после вашего подтверждения. Все остальные письма он помещает в отдельный «Список ожидания».

• Используйте автоответчик, причем не только во время отсутствия в офисе. Автоматическое сообщение не обязательно должно быть длинным и подробным. Достаточно просто написать «Добрый день! Я получил ваше сообщение и отвечу при первой возможности». Такое письмо поможет оградить вас от потока последующих сообщений от особо нетерпеливых.

• Не пытайтесь сразу же отвечать на все письма. Многие «срочные» вопросы решатся без вашего участия. Если вы повремените с ответом, люди будут больше полагаться на себя и реалистичнее оценивать скорость реакции на свои запросы.

• Не заставляйте собеседников писать вам в ответ уточняющие письма: заканчивайте свои сообщения четкими инструкциями, а не вопросами. Вместо «Вернемся к этому вопросу на следующей неделе?» напишите «Я позвоню вам утром во вторник, чтобы снова это обсудить». Если человека не устроит время, он сообщит об этом, а так вы избавитесь от лишней переписки.

Тратить меньше времени

• Если вы хотите, чтобы сообщения были короткими и при этом эффективными, постарайтесь не писать в одном письме больше пяти предложений. Для этого даже существует специальный сайт: Five.Sentenc. Его авторы советуют относиться ко всем письмам как к СМС, где одно сообщение ограничено определенным количеством знаков. Поскольку знаки считать сложно, нам предлагают считать предложения.

• Если одни и те же письма приходится отправлять по многу раз, создайте шаблоны в папке «Черновики» или воспользуйтесь функцией по созданию шаблонов в «Лаборатории» Gmail. Можно создавать неограниченное число шаблонов, а затем вставлять их в сообщения. Вот инструкция по настройке функции и 25 полезных шаблонов для переписки.

• Если вы отправляете много писем с телефона, попробуйте использовать автозаполнение. Эта функция позволяет настраивать сокращения, которые преобразуются в полноценный текст. Например, «rl8» может превратиться в «Я опаздываю» (I’m running late). Инструмент может пригодиться, когда вы будете бежать на очередное совещание.

• Если вам по роду деятельности не нужно постоянно проверять почту и немедленно отвечать на письма, выделите определенное время, когда вы будете это делать. Каждый день можно выбирать разные часы, но установите этот промежуток для себя сознательно. Например: «Сегодня я буду проверять почту с 9 до 10 утра, а затем проверю ее после обеда с 16 до 17».

• Добавьте в папку «Входящие» два ярлыка (или фильтра в Gmail): «Быстрый ответ» и «Требует времени». Когда у вас появится время для спокойной вдумчивой работы, откройте вторую папку и решите, на какие письма следует ответить в первую очередь. А когда в следующий раз вы будете ждать автобус или стоять в очереди за кофе, вместо Instagram откройте папку «Быстрый ответ».

• Настройте свою почту так, чтобы после отправки, сохранения или удаления письма вы попадали в следующее, а не возвращались в папку «Входящие». В Gmail это можно сделать с помощью функции «Автопереход» в «Лаборатории». Так вы сможете экономить время, не выбирая, какое письмо открыть следующим.

• Если вам регулярно приходится разбирать горы писем, а времени на это очень мало, потренируйте свои навыки в игре The Email Game. За 5 минут вы читаете как можно больше писем, а после получаете очки. В игре можно также попробовать поработать с 10–20 письмами одновременно, чтобы лучше справляться с обычной ежедневной перепиской.

Порядок в папке «Входящие»

• Не храните все письма во «Входящих»: либо удаляйте их, либо сохраняйте, либо архивируйте после прочтения. Исследователи Принстонского института нейронауки доказали, что хаос мешает нам сосредоточиться. Это касается и беспорядка в сети: чем больше писем у вас перед глазами (даже если они уже прочитаны и не требуют ответа), тем больше времени требуется мозгу на обработку информации о каждом из них.

• Некоторые не любят составлять списки дел и предпочитают хранить все задачи в почте. Но все же для таких задач, как «Составить предложение для нового клиента» или «Оплатить аренду офиса», лучше подыскать более удобный вариант. Если использовать для этого папку «Входящие», вашим временем начинают распоряжаться другие люди: каждое новое письмо превращается в очередную задачу, хотите вы того или нет. Если же сознательно заносить дела в список, вы будете сами решать, действительно ли это нужно сделать прямо сейчас или стоит заняться другими делами.

• Gmail можно настроить так, что определенные письма не будут отражаться во «Входящих». Например, автоответы по платежам. Можно настроить их автоматическую архивацию с пометкой «Финансы». Как правило, вы не читаете такие сообщения, но, если понадобится заглянуть в то или иное письмо, его можно будет легко найти.

• Кстати, о поиске. Перед отправкой письма проверьте, сможете ли вы отыскать его в почте в будущем. Что вы наберете в поисковой строке? Есть ли ключевые слова в письме? Возможно, стоит поменять тему «Итоги встречи с Иваном» на «Итоги августовской встречи с Иваном Смирновым из Amazon».

«Прокачать» свою почту

• В электронной почте можно наклеивать записки типа Post-it: попробуйте удобный сервис Notes. Он позволяет «клеить» записки или делать пометки к любому письму, переписке или к папке почтового ящика.

• Для тех, кто хочет всегда быть на связи в соцсетях, есть плагин Rapportive для Gmail. Он отражает всю информацию о ваших друзьях из социальных сетей в почтовом ящике, что позволяет связываться с контактами в LinkedIn, Facebook или Twitter напрямую из почты. Можно смотреть и истории переписки с этими людьми, чтобы понимать, какие вопросы еще не решены. Можно также делать пометки и добавлять контакты этих людей в ваш аккаунт.

• Gmelius — это специальное расширение для браузеров Chrome, Firefox и Opera для оптимизации работы с Gmail. Например, с помощью Gmelius можно очистить интерфейс почты от рекламы или отключить сервисы по отслеживанию писем, если хотите сохранить приватность. Еще одна удобная функция — автоматическая кнопка «Отписаться», которая срабатывает, как только Gmelius замечает массовую рассылку. Она заменяет кнопку «Спам» в Gmail.

• Если вы знаете, к каким письмам нужно вернуться в будущем, но боитесь забыть о них, попробуйте установить Boomerang. Сервис в настоящий момент совместим с Gmail или Outlook. Можно настроить его так, чтобы письмо исчезло на какое-то время, а потом в определенный момент снова появилось в папке «Входящие». Так вы избавите свою почту от лишних писем. С помощью Boomerang можно устанавливать время отправки письма, если хотите, чтобы оно ушло позже, в том числе настраивать автоматическую отправку регулярных писем.

• Поизучайте возможности Лаборатории Gmail. Например, там есть функция «Отменить отправку» или просмотр календаря прямо в почте. Зайдите в «Настройки» почты Gmail, а оттуда перейдите в «Лабораторию».

• Если вам часто приходится подписывать и отправлять много документов, попробуйте программу Hellosign. Она позволяет подписывать документы и заполнять формы прямо в почте. Настоящее спасение для тех, кто ненавидит сканеры, принтеры, факсы.

Иконки: 1) Luis Prado, 2) Ilsur Aptukov, 3) Christopher T. Howlett, 4) Luis Prado.