Как управлять системой букинга, бережно хранить информацию о резидентах, молниеносно решать вопросы внутри команды, дирижировать инфраструктурой пространства, заниматься приглашением гостей на специальные события, при этом зарабатывать деньги и не тратить много времени и сил на отчетность и другие задачи по организации бизнес-процесса? В спецпроекте «Рабочая среда» выясняем, какие онлайн-инструменты помогают операторам рабочих пространств заниматься своим основным делом — ежедневно вдохновлять резидентов на новые идеи.

В 2016 году самыми популярными онлайн-инструментами среди коворкинг-операторов по всему миру оказались бизнес-приложения Google, мессенджер Slack и социальная сеть Facebook. Корпоративный набор инструментов G-Suite от Google взял на себя многое: в пакет входят приложения для командной работы (от анкет и
Оказалось, что организаторы и менеджеры коворкингов пользуются более чем 400 онлайн-инструментами. В сотню самых популярных, помимо Facebook и Slack, для коммуникаций между участниками сообщества одного коворкинга попали GroupBuzz и WhatsApp. С организацией событий чаще всего помогают Eventbrite и VenueBook. Для управления проектами и отслеживания прогресса в ход идут Acano, Asana, Basecamp, Daylite, Doodle, IDoneThis, Evernote, Noddlepod, MeisterTask, Podio, тот же Slack, Sharepoint/Yammer, Synintra, Todoist, Trello и Wunderlist. Для оптимизации работы с соцмедиа — Buffer, Hootsuite и IFTTT. Делают опросы, инициируют рейтинги и прочую обратную связь с помощью SurveyMonkey, Typeform и Wufoo, а для email-рассылок коворкинг-операторам подходят Campaign Monitor, MailChimp, MailerLite, Mailjet и MailKitchen.
T&P решили выяснить, какими инструментами пользуются российские коворкинги, и для этого поговорили с молодым представителем альтернативных рабочих пространств тех-хабом «Ключ» и почти уже ветераном этого движения в России коворкингом #tceh.


Павел Федоров
управляющий партнер Тех-хаб KL10CH (открыт в марте 2016 года)

— Тех-хаб «Ключ» — пространство для работы и общения технологических предпринимателей, в котором есть коворкинг, офисы для отдельных команд, лекторий для проведения мероприятий и собственный бар. Открытый в апреле «Ключ» — наш первый опыт создания подобных пространств, поэтому так важно было быстро запустить все базовые сервисы, чтобы протестировать рабочие гипотезы и определить векторы развития. Мы решили набраться опыта на универсальных недорогих инструментах, где возможно — облачных решениях, чтобы в случае, если какой-то из них нам не понравится, можно было быстро и без потерь перейти на
Набор оптимальных инструментов по версии KL10CH:
1) Для оперативного управления и составления отчетности команда использует сервисы Google, в частности кастомизированные листы Google Sheets с общим доступом и сводными таблицами и Google Drive как общее хранилище. Для быстрой связи сотрудников — Trello и
2) С управлением информацией о входящих клиентах помогает стек из
3) Для бронирования переговорных на сайте коворкинга используется базовый сервис Wix — Wix Bookings.
4) Для автоматизации работы с кассой — облачный сервис Poster.
5) Инфраструктурой управляют через
6) Для работы с клиентской базой команде подошел Streak и MailChimp для рассылок, закрытая группа KL10CH Crowd в Facebook и одноименный канал в Telegram.
— За полгода работы в нашей CRM появилось больше 700 записей, ежедневно в «Ключе» работают до 100 человек одновременно, и мы уже получили достаточное понимание того, как функционирует подобный бизнес, какие сервисы востребованы резидентами, а какие — только трата нашего времени, сил и денег.
В ближайшее время в центре Москвы откроется еще два «Ключа», поэтому сейчас команда самостоятельно разрабатывает единую digital-систему, которая к тому же выступит отдельным дополнительным сервисом для участников коворкинг-сообщества. Система объединит почти все необходимые функции управления пространством: букинг-платформу, систему контроля доступа, канал для информирования и общения, маркетплейс для сервисов резидентов, площадку для поиска сотрудников, системы лояльности и партнерских программ.


Ренат Гарипов
CEO, #tceh (открыт в июле 2014 года)

— В #tceh мы используем много разных сервисов. В первый год перепробовали несколько десятков, сейчас оставили только самые нужные, а остальное автоматизировали сами — создали систему управления коворкингом, которая умеет все (или почти все). Между собой мы называем ее биллингом, хотя она дает нам гораздо больше: помогает автоматизировать львиную часть рутинных задач, связанных с управлением рабочими местами и образовательными курсами. Например, позволяет нажатием одной кнопки добавлять нового человека в команду, бронировать переговорки, выписывать гостевые пропуска, создавать события и регистрировать участников, получать и обрабатывать заявки на мероприятия и так далее. При этом все подсистемы cвязаны между собой. Мы умеем обрабатывать сложные случаи — например, когда тариф команды подразумевает лимит на бесплатное время пользования переговорными, а резидент задерживает оплату. Система возьмет на себя общение, предложит варианты и поможет решить проблему. Все это — без вмешательства человека, и таких сценариев много. Биллинг сильно облегчает нам жизнь, помогая концентрироваться на развитии и сервисе. Сейчас мы работаем над тем, чтобы система легко разворачивалась на любых площадках, в том числе внешних.
— #tceh — это не только рабочее пространство, но еще и целая линейка мероприятий, несколько крупных образовательных программ и масштабные проекты с партнерами. Для задач, которые пока нами не автоматизированы, мы используем внешние проверенные сервисы, интегрируя их в собственный биллинг.
Набор оптимальных внешних инструментов по версии #tceh:
1) amoCRM используется как
2) MailChimp — для коммуникаций с сообществом по почте и для триггерных рассылок.
3) Облачные виджеты Cackle — для работы с комментариями на сайте и для опросов.
4) Сервис резидента #tceh Б-152 помогает организовать процессинг персональных данных.
5) Персонализированную коммуникацию в рамках DDS взял на себя продукт выпускника акселератора ФРИИ Carrot Quest (перешли с Zendesk, говорят в #tceh).
6) Combot, сервис еще одного резидента #tceh и выпускника акселератора ФРИИ, работает с аудиторией в Telegram.
7) Простые задачи автоматизированы c помощью IFTTT.
8) Для внутренних коммуникаций используются Slack и Trello.
9) Подключение к
10) Еще в #tceh пользуются Google Analytics, сервисами «Яндекса» и Мail.ru Group.
Комментарии
Комментировать