Как управлять коворкингом: онлайн-инструменты для новых офисов

Как управлять системой букинга, бережно хранить информацию о резидентах, молниеносно решать вопросы внутри команды, дирижировать инфраструктурой пространства, заниматься приглашением гостей на специальные события, при этом зарабатывать деньги и не тратить много времени и сил на отчетность и другие задачи по организации бизнес-процесса? В спецпроекте «Рабочая среда» выясняем, какие онлайн-инструменты помогают операторам рабочих пространств заниматься своим основным делом — ежедневно вдохновлять резидентов на новые идеи.

Партнер спецпроекта Juwoto — сервис, который позволяет свободному человеку найти свое пространство для работы.

В 2016 году самыми популярными онлайн-инструментами среди коворкинг-операторов по всему миру оказались бизнес-приложения Google, мессенджер Slack и социальная сеть Facebook. Корпоративный набор инструментов G-Suite от Google взял на себя многое: в пакет входят приложения для командной работы (от анкет и веб-форм до веб-сайтов), общения и хранения данных, корпоративная почта и консоль управления. Мессенджер Slack, который использует, например, команда нейтринной обсерватории IceCube на антарктической станции «Амундсен — Скотт» и команда НАСА, которая занимается исследовательской миссией на Марсе, называют убийцей корпоративной почты. Платформа подходит для групповых обсуждений, дает возможность редактировать тексты внутри приложения или затевать внутренние опросы. Соцсеть Facebook коворкинги используют для рекламы продуктов и услуг, продвижения событий, управления командами внутри закрытых групп и прямой коммуникации с клиентами, которым в любой момент можно ответить в личку.

Оказалось, что организаторы и менеджеры коворкингов пользуются более чем 400 онлайн-инструментами. В сотню самых популярных, помимо Facebook и Slack, для коммуникаций между участниками сообщества одного коворкинга попали GroupBuzz и WhatsApp. С организацией событий чаще всего помогают Eventbrite и VenueBook. Для управления проектами и отслеживания прогресса в ход идут Acano, Asana, Basecamp, Daylite, Doodle, IDoneThis, Evernote, Noddlepod, MeisterTask, Podio, тот же Slack, Sharepoint/Yammer, Synintra, Todoist, Trello и Wunderlist. Для оптимизации работы с соцмедиа — Buffer, Hootsuite и IFTTT. Делают опросы, инициируют рейтинги и прочую обратную связь с помощью SurveyMonkey, Typeform и Wufoo, а для email-рассылок коворкинг-операторам подходят Campaign Monitor, MailChimp, MailerLite, Mailjet и MailKitchen.

T&P решили выяснить, какими инструментами пользуются российские коворкинги, и для этого поговорили с молодым представителем альтернативных рабочих пространств тех-хабом «Ключ» и почти уже ветераном этого движения в России коворкингом #tceh.

— Тех-хаб «Ключ» — пространство для работы и общения технологических предпринимателей, в котором есть коворкинг, офисы для отдельных команд, лекторий для проведения мероприятий и собственный бар. Открытый в апреле «Ключ» — наш первый опыт создания подобных пространств, поэтому так важно было быстро запустить все базовые сервисы, чтобы протестировать рабочие гипотезы и определить векторы развития. Мы решили набраться опыта на универсальных недорогих инструментах, где возможно — облачных решениях, чтобы в случае, если какой-то из них нам не понравится, можно было быстро и без потерь перейти на что-то другое.

Набор оптимальных инструментов по версии KL10CH:

1) Для оперативного управления и составления отчетности команда использует сервисы Google, в частности кастомизированные листы Google Sheets с общим доступом и сводными таблицами и Google Drive как общее хранилище. Для быстрой связи сотрудников — Trello и Telegram-чаты.

2) С управлением информацией о входящих клиентах помогает стек из веб-сайта на Wix и размещенные на нем сложные (но очень красивые) формы Typeform, данные из которых через интегратор Zapier попадают в CRM-систему Streak, надстройку над стандартной Gmail.

3) Для бронирования переговорных на сайте коворкинга используется базовый сервис Wix — Wix Bookings.

4) Для автоматизации работы с кассой — облачный сервис Poster.

5) Инфраструктурой управляют через веб-систему на выделенном сервере (для системы контроля доступа), платформу видеонаблюдения Ivideon и систему управления светом Me6Cloud. Последняя позволяет настраивать сценарии освещенности под разные события и управлять светом дистанционно.

6) Для работы с клиентской базой команде подошел Streak и MailChimp для рассылок, закрытая группа KL10CH Crowd в Facebook и одноименный канал в Telegram.

— За полгода работы в нашей CRM появилось больше 700 записей, ежедневно в «Ключе» работают до 100 человек одновременно, и мы уже получили достаточное понимание того, как функционирует подобный бизнес, какие сервисы востребованы резидентами, а какие — только трата нашего времени, сил и денег.

В ближайшее время в центре Москвы откроется еще два «Ключа», поэтому сейчас команда самостоятельно разрабатывает единую digital-систему, которая к тому же выступит отдельным дополнительным сервисом для участников коворкинг-сообщества. Система объединит почти все необходимые функции управления пространством: букинг-платформу, систему контроля доступа, канал для информирования и общения, маркетплейс для сервисов резидентов, площадку для поиска сотрудников, системы лояльности и партнерских программ.

— В #tceh мы используем много разных сервисов. В первый год перепробовали несколько десятков, сейчас оставили только самые нужные, а остальное автоматизировали сами — создали систему управления коворкингом, которая умеет все (или почти все). Между собой мы называем ее биллингом, хотя она дает нам гораздо больше: помогает автоматизировать львиную часть рутинных задач, связанных с управлением рабочими местами и образовательными курсами. Например, позволяет нажатием одной кнопки добавлять нового человека в команду, бронировать переговорки, выписывать гостевые пропуска, создавать события и регистрировать участников, получать и обрабатывать заявки на мероприятия и так далее. При этом все подсистемы cвязаны между собой. Мы умеем обрабатывать сложные случаи — например, когда тариф команды подразумевает лимит на бесплатное время пользования переговорными, а резидент задерживает оплату. Система возьмет на себя общение, предложит варианты и поможет решить проблему. Все это — без вмешательства человека, и таких сценариев много. Биллинг сильно облегчает нам жизнь, помогая концентрироваться на развитии и сервисе. Сейчас мы работаем над тем, чтобы система легко разворачивалась на любых площадках, в том числе внешних.

— #tceh — это не только рабочее пространство, но еще и целая линейка мероприятий, несколько крупных образовательных программ и масштабные проекты с партнерами. Для задач, которые пока нами не автоматизированы, мы используем внешние проверенные сервисы, интегрируя их в собственный биллинг.

Набор оптимальных внешних инструментов по версии #tceh:

1) amoCRM используется как фронт-энд модуль собственной DDS (Data Driven Solution).

2) MailChimp — для коммуникаций с сообществом по почте и для триггерных рассылок.

3) Облачные виджеты Cackle — для работы с комментариями на сайте и для опросов.

4) Сервис резидента #tceh Б-152 помогает организовать процессинг персональных данных.

5) Персонализированную коммуникацию в рамках DDS взял на себя продукт выпускника акселератора ФРИИ Carrot Quest (перешли с Zendesk, говорят в #tceh).

6) Combot, сервис еще одного резидента #tceh и выпускника акселератора ФРИИ, работает с аудиторией в Telegram.

7) Простые задачи автоматизированы c помощью IFTTT.

8) Для внутренних коммуникаций используются Slack и Trello.

9) Подключение к Wi-Fi реализовано через сервис резидента #tceh HotWiFi с удобной авторизацией, маркетинговыми возможностями и аналитикой.

10) Еще в #tceh пользуются Google Analytics, сервисами «Яндекса» и Мail.ru Group.