Ежегодные инвестиции в коворкинги измеряются цифрами с девятью нулями. Обитатели новых рабочих пространств, стартаперы и фрилансеры, сформировали свой собственный мир с утренним кофе за прочтением венчурных СМИ и атмосферными фото в Instagram. Бизнесы по всему миру активно анализируют эту целевую аудиторию, схватывая на лету пожелания новых профессионалов. Пришло время поговорить о специализированных IT-потребностях коворкингов: в спецпроекте «Рабочая среда» — рассказ о бизнесе, который родился на Бали, пожил в Штатах, а теперь переехал в Россию, чтобы облегчить жизнь коворкингам и их резидентам.

Партнер спецпроекта Juwoto — сервис, который позволяет свободному человеку найти свое пространство для работы.

О том, какими онлайн-инструментами пользуются и коворкинги, и традиционные офисы в своей ежедневной работе, T&P уже писали. Однако существует класс решений и специализированных программных комплексов, разработанных именно для управления коворкингами — о них и пойдет речь в этом материале. Такого софта достаточно, хотя функционал в каждом реализован по-своему и назвать эти решения равнозначными нельзя. Cobot, Copass, Desktime, HappyDesk, LiquidSpace, NadineProject, NearDesk, Nexudus, MindBody, Office R&D, ShareDesk, Skedda, WildApricot, YouCanBook.me, Zoho. Российский сервис Juwoto (Just Work Together) поделился информацией о том, какими функциями должно обладать подобное ПО в идеале.

Полезно коворкингам

Контроль доступа. Специализированное решение должно взять на себя рутинные IT-задачи коворкингов, обеспечивая при этом безопасность и комфорт в фоновом режиме. Среди самых распространенных задач, которые стоят перед коворкингами в этом поле, выделяют две наиболее проблемные: аутентификацию Wi-Fi и автоматизацию системы контроля доступа резидентов в помещение. В Juwoto говорят, что любой коворкинг начинается с зонирования: каждой зоне присваивается свой уровень доступа и цена за него. Программный комплекс Juwoto предоставляет систему автоматизированного контроля, а все, о чем нужно обеспокоиться владельцу, — IP-камера и электрический замок. ПО привязано к информации о зональной планировке места и стоимости доступа, согласно этому и раздает его резидентам. Аутентификацию Wi-Fi сервис решает с помощью преднастроенного роутера с выставленными параметрами.

Juwoto автоматизирует доступ и под спецсобытия — например, достаточно один раз добавить в графу всех, кто должен прийти в переговорную комнату в день и час икс, и система разошлет приглашения всем участникам.

Статистика и бухгалтерия. От специализированного ПО коворкинги ждут статистики, графиков прибыли за любой период, информации о количестве посетителей и выгрузок для бухгалтерии. В Juwoto эта информация обезличена, сервис не держит на своей стороне никаких данных.

Блоги и мероприятия. Коворкинг может вести на Juwoto свой собственный блог, создавать мероприятия и привлекать новых резидентов.

Автоматизация программ лояльности. Коворкинг может самостоятельно настроить систему автоматических «комплиментов». Например, дарить X часов в переговорной за каждые Y часов, забронированных в коворкинге, или чашку кофе за Z часов. Главное — ни администратор, ни бариста никогда об этом не забудут: система напомнит.

Новые люди с историей. Мало того, что с помощью встроенного поисковика по рабочим пространствам коворкинг легко найти. Сервис Juwoto рассказывает владельцу о том, кто именно к нему придет — новичок или резидент со стажем. В зависимости от этой информации легко подготовиться ко встрече и предоставить именно то, что нужно независимому профессионалу. Все участники в системе разделены на «зеленых» (более 60 визитов в коворкинги), «желтых» (от 30 до 60) и «красных» (менее 30 визитов). Эта информация — подсказка для администратора: «красного» точно потребуется ввести в курс дела, а «зеленому» уже все понятно, и его, возможно, лучше не отвлекать.

150% заполняемости. В Juwoto подсчитали: человек не может работать больше 275 часов в месяц, это лимит работоспособности. Отсюда и предложение аренды рабочего места не по суткам, как это принято в коворкинг-среде, а по часам. Свои 8–9 часов резидент проведет в коворкинге, а оставшиеся 15–16 рабочее место будет пустовать. В системе Juwoto коворкеру при бронировании будут предложены все варианты свободных мест. Такая стратегия позволит коворкингу поднять заполняемость до 150%. Если коворкинг ставит свои условия на срок минимального бронирования, Juwoto передает эту информацию коворкеру.

© monkeybusinessimages / iStock

© monkeybusinessimages / iStock

Полезно коворкерам

В подобном сервисе, как правило, реализован поиск рабочих пространств по всему миру. С одним абонементом («паспортом») коворкер может путешествовать по любым коворкингам, в том числе сетевым. В личном кабинете всегда можно проверить внутренний баланс, историю посещений или статус брони.

Резидент может голосовать за те или иные рабочие пространства не только рублем, но и голосом: в Juwoto действует система отзывов и звезд. Так, если коворкинг при регистрации определил себя как рабочее пространство класса «альфа» (самое престижное, с большим набором услуг и с хорошим расположением), а на деле коворкеры увидели грязные окна и кофе-машину из прошлого века, пользователи ставят неудовлетворительную оценку этому месту и следующий участник дважды подумает перед тем, как бронировать место именно там. Поэтому Juwoto советует оценивать себя адекватно (есть еще тарифы «бета» и «гамма»), хотя и не настаивает — в любом случае самонадеянный псевдо «альфа»-коворкинг поставят на место сами пользователи. В век социальных сетей быть плохим профессионалом или просто действовать нечестно невыгодно — на чистую воду выведут обязательно, вопрос только в том, как быстро это произойдет.

Александр Феоктистов, сооснователь Juwoto

Александр Феоктистов

Cооснователь Juwoto

«Идея создать подобный сервис родилась в Индонезии: мой партнер по бизнесу во время очередной поездки за волнами заметил, что на Бали популярны коворкинги: много экспатов, много фрилансеров. Тогда он создал онлайн-поисковик и начал добавлять в него балийские места для удаленной работы. Через какое-то время мы встретились в Калифорнии и пришли к выводу: даже флагман WeWork не реализовал в полной мере IT-платформу, которая бы закрывала все потребности коворкингов. Тогда и родилась идея разработать полноценный сервис по бизнес-модели фримиум — коворкингу этот сервис не стоит ровно ничего, а мы получаем процент от каждого бронирования. Запустили сервис летом 2016 года в тестовом режиме, но уже готовы к тому, чтобы агрегировать до 75 тысяч рабочих мест в месяц».

Полезно менеджерам заокеанских команд

Допустим, вам нужна команда, но не нужен офис. При этом вашим сотрудникам, четырем разработчикам-программистам, нужны рабочие места, а находятся они в разных частях света. Сервисы по управлению коворкингами должны решать такую проблему: вам как менеджеру нужно купить пять тарифов, чтобы пригласить четыре персоны. Статистика посещений и контроль — у вас в руках.

Правильные эпсилон-знакомства

В случае, когда целевая аудитория бизнеса или лидеры мнений — это стартаперы (допустим, из числа тех, кто работает в #tceh), а ваш бизнес находится не в Москве, можно воспользоваться онлайн-доступом к внутренним чатам, где общаются резиденты коворкинга. В Juwoto эта возможность реализована в тарифе «эпсилон». После того как бронирование состоялось, бизнес-пользователь получает информацию о том, кто в данный момент находится в коворкинге (доступна информация, которую оставляет о себе резидент при регистрации: имя и специализация, название проекта). Такое виртуальное знакомство разряжает напряжение при «холодном» звонке: всегда легче связываться с человеком, с которым вас объединяет, например, общее рабочее пространство.

Хантинг единорогов

Эпсилон-тарифом могут пользоваться и HR-специалисты в поисках талантливых кадров. Сервис Juwoto планирует расширяться в эту сторону и предложить индустрии свою версию LinkedIn.

Cобственникам помещений

Такой сервис может взять на себя посредничество при создании новых рабочих пространств. Если коворкинг ищет помещение, он может найти его через Juwoto: собственники помещений, которые готовы сдавать площадку, могут оставить соответствующую заявку в системе.