Образование за рубежом — хорошая возможность для профессионального роста, и она ближе, чем кажется. «Теории и практики» совместно с проектом «Умная заграница» запускают серию материалов о тактике подготовки к образовательной поездке. Четвертый материал спецпроекта — о самом важном: как обосновать необходимость поездки и собрать беспроигрышный пакет документов.

Чтобы получить стипендию, нужно доказать, что кандидат этого достоин и его проект — это лучшее вложение средств. Так как человека отборочная комиссия не видит, то пакет документов — это основной способ рассказать о себе и единственная возможность произвести впечатление. Нужно показать масштаб личности, и каждый документ играет тут особую роль. В мотивационном письме кандидат рассказывает о своем плане. В резюме показывает, что все, о чем написал, ему по силам. В рекомендациях уважаемые люди подтверждают, что все написанное — правда. Транскрипты — технический документ, который помогает понять, можно ли формально претендовать на обучение по конкретной программе. Оценки интересуют отборочные комиссии в последнюю очередь. Конечно, по профильным предметам отметки должны быть хорошими, но если у химика тройка по музыке, то это вряд ли кого-то обеспокоит. Исключение касается только топовых мировых вузов: там отличные оценки — обязательное требование.

Мотивационное письмо

Пакет документов в порядке приоритетности:
1) Мотивационное письмо
2) Резюме
3) Рекомендации
4) Транскрипты
5) Оценки/тесты

Формат и структура отдельных документов разработана командой проекта «Умная заграница», поэтому некоторые пункты могут показаться не совсем привычными.

Главное в мотивационном письме — показать, что поставленные кандидатом цели и задачи актуальны, важны и выполнимы. А также что стипендиат окупит все затраты, решая в будущем задачи бизнеса и/или общества. Для убедительности лучше всего к каждой задаче и вакансии самостоятельно поставить себе KPI. По сути, KPI — это польза от вас, выраженная в цифрах. Потренироваться его рассчитывать можно на онлайн-курсе.

Идеальный объем мотивационного письма — одна страница, но лучше делать его еще короче, на ⅔ страницы. Самое важное в мотивационном письме — первый абзац. Важнее первого абзаца только первая фраза (summary). Ее структура: кем является кандидат и какие у него есть преимущества («Я уже развил такие-то свои сильные стороны»); потребности («Мне не хватает определенных ресурсов»), обоснование потребностей («Чтобы развиваться в том-то и решать такие-то задачи»).

Со второго по пятый абзац нужно рассказать про актуальность проекта (если это учеба, то проектом является сам кандидат), почему именно это решение окажется идеальным и как профессиональные и личные качества повлияют на реализацию проекта.

Последний пункт мотивационного письма — это Call to Action. Этот пункт нужен не всегда, но иногда он уместен — если процесс отбора многоступенчатый, то лучше упомянуть о том, что существуют проекты и обстоятельства, о которых хотелось бы рассказать лично, поэтому вы будете рады продолжению общения.

Резюме (CV)

CV — это одностраничный документ, который, если просмотреть его по диагонали, позволяет узнать основную информацию о человеке. Из него должно быть примерно ясно, на что претендует кандидат: учебу, стажировку или работу, в какой сфере и на каком уровне.

Шапка. Содержит имя и контакты (почта, мобильный телефон и скайп). Для иностранных контактов почту лучше всего заводить на международном и распространенном ресурсе (например, Gmail или Yahoo), и она не должна вызывать вопросов — не надо использовать в адресе дату рождения или непонятные слова. Шапка не должна занимать много места, поэтому не нужно подписывать каждый контакт и разъяснять, что это почта, а это телефон — по их виду это и так очевидно. Если позволяет место, можно указать возраст и гражданство — хотя есть ряд стран, где это не принято. Также можно приложить фотографию, выбрав что-то не очень формальное.

Achievements. В систематизированном виде сюда нужно внести всю важную информацию — об основных проектах, наградах и других заслугах. Достижения должны быть релевантны Edge.

Edge. Это одна фраза, выражающая основное конкурентное преимущество.

Education и Experience. Здесь важно указывать только релевантную информацию, только то, что относится к нужной сфере деятельности. Лучше взять по три самых показательных примера и в том, и в другом случае.

Publications / Research. Считается, что показывать наличие научных публикаций нужно только в случае, если кандидат собирается продолжать заниматься научной работой. Здесь важно соблюдать чувство меры и не перечислять все. Но если резюме, наоборот, исследовательское, то это случай, когда его объем может превышать одну страницу.

Skills. Сюда нужно отнести всякие необязательные вещи — все, что кажется не слишком важным. Лучше показывать все в кейсах — просто перечисление прилагательных уже давно не внушает доверия. В пункте про владение компьютером ждут, скорее всего, простой фразы Advanced User, а не перечисления программ.

Hobby. С этим нужно быть осторожнее: если перечислить все — от плавания до вышивания крестиком, — есть риск произвести впечатление поверхностной личности. Если вы любите читать, то нужно указать, сколько книг в месяц вы обычно прочитываете, а если занимаетесь спортом, то какой год подряд.

References. Здесь нужно указать контакты людей, которые поручатся за кандидата. Лучше указывать только имейлы и не давать телефоны, чтобы не испортить впечатление внезапным звонком и плохой связью.

Рекомендации

Рекомендации иногда бывают даже важнее, чем мотивационное письмо: в письме можно написать что угодно, но, если эта информация не подтверждена в рекомендациях, вам вряд ли кто-то поверит. Существует два типа рекомендаций: профессиональные и личные. И те и другие может написать кто угодно. Главное заблуждение — это думать, что рекомендацию лучше всего получить от декана факультета или CEO компании. На самом деле довольно редко кому приходится работать с первыми лицами компании, а декан не знает каждого студента в лицо. Лучше выбирать людей, которые действительно смогут проиллюстрировать качества кандидата примерами из жизни: научного руководителя, коллегу и даже друга.

Структура рекомендации повторяет структуру мотивационного письма. Самым главным является первый абзац — если он неудачный, то дочитывать письмо никто не будет. Тексты рекомендательных писем лучше писать самим: сам реферал может не учесть важные моменты, которые точно нужны, ведь рекомендательные письма должны быть напрямую связаны с мотивационным письмом. Но в любом случае нужно утвердить текст письма и внести все правки — чтобы рекомендатель был согласен абсолютно со всем написанным. Структура: актуальность проекта или конкурентоспособность кандидата, подтверждение «безысходности», профессиональные и личные качества, которые повлияют на реализацию проекта. И если в мотивационном письме качества кандидата описываются кратко, то в рекомендательном письме должны быть примеры, которые их проиллюстрируют.

Транскрипты

Транскрипты — это выписки из диплома, зачетной книжки и других официальных документов. Их задача — дать всем заинтересованным лицам представление о том, какой теоретической базой обладает кандидат. Транскрипты помогут рассматривающим вашу заявку определить, на какую программу вас можно принять. Три основные задачи транскриптов: сравнение учебного плана, расчет показателя успеваемости (GPA) и подтверждение, что кандидат может претендовать на эту программу. Все это должно быть переведено на английский язык — чаще всего будет достаточно перевода кандидата, который заверит университет. Нотариально заверенный перевод потребуется примерно в 1% случаев. Еще реже требуется апостиль (в Китае, Италии) — международная форма, подтверждающая законность документа.

Идеальный пакет документов за 5 шагов:

Обновите свое резюме в соответствии с задачей, которая перед вами стоит: выкиньте все ненужное и правильно расставьте акценты.

Узнайте требования, которые предъявляют к транскриптам документов: не исключено, что понадобится нотариально заверенный перевод и апостиль. Подготовьте их.

Напишите мотивационное письмо, тщательно продумав, с чего его начать: на написание одной (первой) фразы может уйти не один день.

Заручитесь поддержкой людей, которые готовы дать вам рекомендации, и напишите черновики рекомендательных писем в соответствии с мотивационным письмом; отдайте эти черновики им на суд и обязательно внесите все комментарии.

Убедитесь, что ваши документы прилично выглядят: это тоже может о многом сказать приемной комиссии. Иногда роль играет даже порядок, в котором разложены документы — например, подавая документы в немецкую организацию, лучше не отступать от порядка, указанного на сайте.