Вальпургинический семинар: как организовать просветительское мероприятие

Вы — начинающий научный коммуникатор и захотели провести свое мероприятие, чтобы как можно больше людей полюбили науку так, как ее любите вы. Как найти бесплатный зал, привлечь гостей и мотивировать волонтеров? Где взять деньги и найти звездного эксперта? Фонд «Эволюция» выпустил целую методичку для начинающих популяризаторов науки с ответами на все эти вопросы. T&P публикуют сокращенную версию в совместном проекте со Слетом просветителей — посмотрите, с чем вам придется столкнуться.

Традиционный лекторий. Хороший спикер, лекция продолжительностью час-полтора, вопросы от зрителей. Событие готово!

Слет просветителей

Единственное в России ежегодное профильное мероприятие для популяризаторов науки и просветителей, где они обмениваются новым опытом с коллегами из разных регионов. Проводится фондом «Эволюция» с 2016 года.

Нетривиальный лекторий. Зачем приглашать только одного спикера, если можно позвать сразу двух, а вместо полуторачасовой лекции сделать целых три получасовых или даже четыре по пятнадцать минут?

Открытая дискуссия. Формат хорош тем, что позволяет рассмотреть ситуацию с разных сторон: приглашенные гости (как правило, минимум трое) рассуждают на определенную тему в поисках истины или рационального решения заданной проблемы.

Научные бои. Молодые ученые, чаще всего аспиранты или кандидаты наук, понятно и нескучно рассказывают о своих исследованиях на сцене клуба или в баре. На одно выступление дается лишь 10 минут.

Кинопоказы. Отличный способ увлечь наукой широкую аудиторию. При возможности стоит пригласить эксперта, который ответит на все вопросы гостей после показа.

Мастер-классы и научные шоу. Один из самых сложных форматов: занятия и шоу должны проходить несколько раз, а это уже большой труд.

Фестивали. Масштабное событие, которое может объединить множество форматов — лектории, экспозоны, семинары, мастер-классы, книжные ярмарки. В теплое время можно провести научно-популярный open air с лекциями на свежем воздухе.

При выборе формата помните, что и в России, и за рубежом работают много ваших единомышленников, к которым вы можете примкнуть, связавшись с организаторами и организовав мероприятие в вашем городе по франшизе.

В идеальном мире каждую из задач решает отдельный человек. В реальности у начинающих организаторов не так много ресурсов и помощников, поэтому готовьтесь стать по-настоящему многозадачным бойцом. Вот примерный фронт работ:

Разработка концепции мероприятия: выбор формата, лектора и возможного места проведения. Эта задача вполне может решаться коллективно.

Переговоры с лектором: заключение договора, покупка билетов, номера в отеле и все необходимое, чтобы привезти эксперта.

Переговоры с площадкой: поиск места для события исходя из райдера спикера, вместимости и других технических требований, переговоры с владельцами помещения, подготовка аудитории перед мероприятием, проверка оборудования.

PR-мероприятия: анонсы события для СМИ и в соцсетях, подготовка печатной продукции (флаеров, афиш), организация интервью со спикерами, фото- и видеосъемки, написание пострелизов.

Работа с волонтерами: собеседования кандидатов, обучение, контроль за выполнением обязанностей, подарки и благодарственные письма.

Общение с партнерами и спонсорами: подготовка презентации для потенциальных партнеров и спонсоров, заключение договоров.

Главное, чтобы разделение задач и сфер ответственности было ясно всем участникам команды с начала проекта. Зафиксируйте решения в общем документе в Google Docs, Basecamp, Trello и др.

Лектор — главный герой вашего события, поэтому особенно важно продумать работу с ним от и до.

Как связаться? Проще всего использовать общедоступные контакты вроде электронной почты и социальных сетей или позвонить на кафедру, где преподает эксперт. Связаться можно и через популяризаторские фонды или организаторов других фестивалей, с которыми сотрудничает спикер, или просто прийти на его выступление и познакомиться лично.

Как распознать некомпетентного эксперта? Если он выступает в СМИ по любому вопросу (от своего предмета до анализа политической ситуации в регионе), давно не публиковался в научных журналах и предлагает выступить по теме, не имеющей отношения к его специализации.

Как убедить известного ученого приехать в ваш город? Узнайте, выступал ли спикер в вашем городе ранее. Если нет, то ему, скорее всего, будет интересно прочитать лекцию в новом месте и расширить аудиторию. Подумайте, над какими проектами работает ученый сейчас: может быть, он недавно выпустил книгу, а выступление у вас сделает ему дополнительную рекламу. Если речь идет о местном спикере, расскажите, что только начинаете работать с популяризацией науки в вашем городе: специалистам всегда приятно быть частью развивающейся среды. Обязательно сообщите лектору, что мероприятие будет некоммерческим: так он поймет, что на выступление придет самая разная аудитория, а вы не пытаетесь на нем заработать.

Что нужно спросить у лектора, если у него нет готового райдера? На каком виде транспорта и в какое время он предпочитает к вам приехать, есть ли какие-то требования к гостинице и питанию. Как он планирует проводить свободное время (хочет ли, чтобы вы ему показали город, или разберется сам), готов ли общаться со СМИ. Выясните, что необходимо эксперту для выступления: техника для презентации (экран, проектор, кликер), микрофон, флипчарт и др.

Обязательно встречайте спикера на вокзале и сопровождайте его в передвижениях. Лучше, если этим будет заниматься один и тот же человек.

Если вы не являетесь счастливым обладателем собственного помещения, то придется искать место для события. Что нужно помнить:

• лекцию можно провести в зале на 150–200 человек, научные бои — в клубе, фестиваль — в культурном центре или на улице, в общественном месте;

• мебель, шатры, техническое оборудование — все это вам придется где-то искать, поэтому попробуйте привлечь к организации события еще кого-то, например представителей университета или культурного центра;

• продумайте, как привезти и увезти все необходимое;

• точно рассчитайте время, чтобы понимать, на какой срок снимать помещение;

• если вы решили проводить лекцию для школьников, делайте это на неформальной или незнакомой им территории: как правило, в актовом зале школы они начинают отвлекаться и шуметь. Лучше всего проводить лекцию для одного класса: так школьники будут больше вовлечены в процесс.

Организуя событие в вузе или школе, помните, что это учреждения с особым пропускным режимом. Нужно заранее решить, как к вам попадут гости:

• в школе может быть достаточно устного распоряжения завуча или письменного приказа директора школы;

• в вузе должен быть подписанный ректором либо проректором приказ о проведении мероприятия с указанием аудитории, времени и т. д. Если вам уже разрешили провести событие, либо попросите людей прийти с паспортом и зарегистрироваться на входе, либо объявите обязательную предварительную регистрацию, а рядом с охраной поставьте организатора или волонтера со списками.

На встрече с потенциальным арендодателем вам поможет чек-лист:

• минимальный список технического оборудования: ноутбук, проектор, экран, два микрофона, микшер, две колонки, кликер;

• гардероб и гардеробщик;

• парковка;

• возможность мелкой перепланировки;

• наличие необходимого количества стульев и дополнительных посадочных мест;

• соответствие требованиям противопожарной безопасности;

• проверьте, видна ли презентация со всех точек зала, возможно ли частично выключить свет.

Если вы организуете что-то в общественном месте, учитывайте дополнительные моменты:

• откуда вы возьмете электричество: найдете генераторы или выведете из зданий, которые находятся рядом;

• аренда сцены;

• если ваше событие длится больше трех часов, не забудьте о биотуалетах;

• общение с властью и полицией (подробнее об этом ниже).

Один из самых важных вопросов — финансовый. Иногда площадку вам могут предоставить бесплатно, если:

• площадке важно привлекать новую аудиторию и проводить мероприятия новых форматов — например, музеям и библиотекам;

• площадке нужна та же целевая аудитория, что и вам: например, вузу важны старшеклассники или их родители;

• площадке важен пиар: например, платный музей науки открылся недавно и хочет привлечь новых посетителей;

• руководитель учреждения убежден в полезности популяризации науки и очень хотел бы принять у себя именно этого лектора;

• вы позволите площадке заработать иным способом: например, если событие проводится в кафе, за счет выручки или обязательного для гостей депозита;

• в ответ вы тоже предоставите бесплатную услугу: например, поможете что-то организовать для этого учреждения.

Если вы проводите платное событие, оптимальное решение — договориться не на фиксированную сумму, а на процент от выручки от билетов.

Даже если все сложилось идеально (лектор благородно отказался от гонорара, помещение вам предоставили бесплатно, а дружественная типография напечатала афиши), без бюджета не обойтись. Вот некоторые способы привлечения стартового капитала в ваш проект:

Гранты и конкурсы регионального и всероссийского уровня. С первого раза выиграть вряд ли получится, но пробовать стоит. Главное — внимательно читать требования к оформлению заявок.

Региональные целевые программы. Например, областной фестиваль науки, на который выделяют средства, а вы можете предложить программу и интересных лекторов. Ищите эти программы на сайте правительства области.

Краудфандинг. Вы предлагаете вашим потенциальным зрителям поддержать ваш проект финансово, взамен организуете событие и придумываете различные вознаграждения.

Предпродажа билетов. Имейте в виду, что онлайн-продажу можно организовать при наличии юридического лица. Если такой возможности нет, попробуйте сделать предпродажу билетов через площадку.

Спонсоры. Найдите в своем городе предпринимателей, чья целевая аудитория совпадает с вашей, и предложите сотрудничество.

Кроме коммерческого, есть множество других форматов сотрудничества, которые нужно иметь в виду.

Областная и городская администрация. Может привлечь к проекту внимание СМИ и потенциальных волонтеров через официальную рассылку анонса события, предоставить бесплатную площадку для выступлений, взять на себя расходы по проезду и проживанию лекторов, организовать дежурство скорой помощи и пожарных, если событие проходит на свежем воздухе.

Чтобы договориться с администрацией, стоит изучить ее план мероприятий на год и найти нишу, в которую вписывается ваше событие. Напишите краткий план мероприятия и сообщите, что вы готовы заниматься его организацией самостоятельно. Обращайтесь в самое отзывчивое подразделение. Как правило, это работа с молодежью или культура.

Университеты. Могут предоставить площадку, своих спикеров, оборудование и материалы для проведения мастер-классов. Через университет можно связаться с крупными партнерами (например, наладить связь с МКС через обращение от вуза в Роскосмос) и привлечь молодую аудиторию.

Чтобы подружиться с вузом, можно предложить сотрудничество студенческому профсоюзу (ваше событие может вписаться в его повестку) или провести мероприятие со старшеклассниками, чтобы привлечь в университет больше абитуриентов.

Педагогические сообщества. Особенно актуальны для тех, кто проводит событие для школьников. Такие организации дадут полезные советы по формату и содержанию мероприятия, особенностям общения с детьми и подростками, помогут провести практическое занятие, мастер-класс или тематический конкурс перед самим событием. Кроме этого, педагогические сообщества хорошо разбираются в площадках на базе школ, Дворцов творчества и т. д.

Педагоги наверняка заинтересуются возможностью пригласить детей на интересное событие, реализоваться в качестве экспертов или получить грамоты от администрации, вуза и т. д.

Общественные организации. Часто НКО имеют много опыта в общении с администрацией, разбираются в системе грантов и конкурсов и наверняка знают все о недорогих или бесплатных площадках — практические советы в этих сферах пригодятся всем новичкам. Если общественная организация достаточно известна, сотрудничество поможет привлечь к событию новую аудиторию и волонтеров.

Коммерческие компании. Предоставляют полное или частичное финансирование, бесплатную площадку, оборудование, свою продукцию в качестве подарков спикерам и гостям и т. д. Часто могут пригласить своего спикера, если это соответствует формату мероприятия, провести экскурсию или мастер-класс (если это высокотехнологичное производство).

Перед переговорами с коммерческой организацией составьте подробный информационный пакет. Информация должна быть краткой, конкретной и совпадать с интересами компании. В качестве бонуса придумайте оригинальную идею продвижения бренда партнера на вашем событии.

Обязательно включите в предложение:

• цели события (например, развитие интеллектуальной среды города, формирование интереса к науке у детей);

• свой опыт работы на таких мероприятиях;

• информацию об аудитории (возраст, пол, социальный статус) и ожидаемом количестве гостей;

• логотипы уже имеющихся партнеров;

• преимущества вашего мероприятия перед другими (например, отличная площадка для демонстрации технологических и научных достижений, заинтересованная аудитория, большой охват, мероприятие для всей семьи);

• планы по продвижению мероприятия (условно, публикации в 25 изданиях, рассылка по 150 адресам, охват рекламой события во «ВКонтакте» — 250 тысяч человек);

• перечисление готовых пакетов для партнеров: в них должны входить опции, которые получит партнер, и стоимость взноса (необходимо сказать, что все перечисленные опции партнер может купить по отдельности в удобном ему составе).

Коммерческие и некоммерческие научно-просветительские организации региона. Конкуренция — это провальная стратегия, особенно в небольших городах. Сотрудничайте со своими коллегами: вы работаете за одну идею. Просветительские организации могут помочь связаться с лекторами, привлечь новую аудиторию и предоставить площадку (если это музей науки, планетарий, центр технического творчества и т. п.). Используйте возможность объединиться, чтобы сделать одно совместное масштабное событие, а не два-три маленьких, — это хороший фундамент для начала сотрудничества. Обменивайтесь опытом и ресурсами: контактами СМИ, партнеров, опытом в работе с администрацией и т. д.

Чтобы иметь наглядное представление о том, сколько вы тратите, необходимо составить смету. Лучше всего в Excel: так сразу видны изменения в расходах. Если вы сотрудничаете с официальной организацией (администрацией, вузом) и часть расходов они берут на себя, проще всего сделать смету в соответствии с их правилами и требованиями.

В каждом регионе России установлен свой порядок согласования проведения культурно-массовых мероприятий. В целом это схожие документы, но нюансы различаются — их нужно изучить заранее и проговорить с администрацией.

Для согласования мероприятия нужно подготовить уведомление для органов местного самоуправления и органов внутренних дел, а если планируемое количество участников более 2 тысяч человек — для регионального правительства и ГУВД области. Если планируете подавать уведомление лично, готовьте его в двух экземплярах (на одном из них секретарь оставит пометку с номером входящего и отдаст вам). Если отправляете по почте, достаточно одного — но тогда лучше отправлять с уведомлением о вручении. Рассматривают заявку в среднем от 10 до 20 дней, более конкретные сроки регламентированы регионом.

Уведомление пишется в свободной форме, но обязательно должно включать следующие сведения:

• название и цель мероприятия;

• форму мероприятия (культурно-просветительное, театрально-зрелищное, спортивное или рекламное);

• место проведения мероприятия (адрес здания или сооружения, а также комплекса зданий и сооружений, включая прилегающую территорию);

• дату, время начала и окончания события;

• предполагаемое количество участников (минимальное и максимальное);

• формы и методы обеспечения организатором общественного порядка, противопожарной безопасности, медицинской помощи (коммерческие массовые мероприятия обеспечиваются нарядами милиции, неотложной медицинской и противопожарной помощью на договорной основе);

• порядок контроля за входом и выходом;

• предупреждение о проносе запрещенных к обороту предметов;

• использование звукоусиливающих технических средств (проверяющие органы могут присутствовать на мероприятии и пересчитать всю технику);

• наличие мест торговли едой и сувенирами.

В течение пяти дней после согласования вас могут пригласить в органы для обсуждения безопасности на мероприятии. Не позднее чем за пять дней до начала события нужно составить акт о готовности объекта, где будет проходить событие. Образец бумаги легко найти в интернете.

Вам могут отказать, если место, где пройдет событие:

• находится в аварийном состоянии;

• его запрещено посещать по закону;

• ваше мероприятие может помешать работе государственных организаций;

• количество участников в заявке превышает вместимость площадки.

Оспорить отказ можно через суд — или устранить недостатки и отправить заявку еще раз. Всегда сохраняйте переписку с органами даже после окончания мероприятия.

Работайте над брендом. Организатором события может быть и частное лицо, но желательно, чтобы это была команда с конкретным названием: это поможет обзавестись кредитом доверия, привлечь больше людей и создать цельный образ, с которым будут ассоциироваться ваши мероприятия.

Сотрудничайте со СМИ. Полноценное информационное партнерство даст много бонусов — эфиры, публикации, интервью и т. д.

Инвестируйте в социальные сети. Группа в социальных сетях позволит информировать уже имеющуюся аудиторию и объединить новости о будущих событиях в одном месте. Не забывайте делать новые посты, иначе ваш аккаунт будет выглядеть мертвым (а вместе с ним и весь проект).

Распространяйте печатную продукцию. Афиши и флаеры сдают позиции и становятся все менее эффективными, но если у вас есть лишние ресурсы, составьте список общественных мест в вашем городе, где можно распространить полиграфию (не забудьте о школах и детских центрах, если cобытие для всей семьи).

Предварительная регистрация. Регистрация участников необходима в абсолютном большинстве случаев: она не только поможет рассчитать ориентировочное количество зрителей, но и собрать информацию об аудитории и пополнить базу постоянных гостей.

Организовать работу волонтеров сложнее, чем руководить наемными сотрудниками. Но от этого умения зависит общее впечатление от вашего события у посетителей.

Где найти этих бескорыстных людей? С поиском волонтеров могут помочь партнеры: например, в вузах и департаментах городской или областной администрации, которые занимаются молодежной политикой, есть список добровольцев, которых можно привлечь к работе. Кандидатов также можно поискать среди ваших подписчиков в социальных сетях, через дружественные некоммерческие организации и в специальных группах, посвященных волонтерству в вашем городе.

Не упустите добровольцев. Курировать работу волонтеров должен один человек. Если это большое мероприятие, то лучше, чтобы он занимался только этим. Четко и понятно объясняйте волонтеру его задачи и варианты действий в случае непредвиденных ситуаций. Обеспечьте питание, напитки, продумайте доставку волонтеров по домам, если вам требуется помощь до позднего вечера. Давайте обратную связь: добровольцам будет приятно получить благодарственное письмо, запись в волонтерскую книжку, сертификат или диплом. В финале пригласите волонтеров на афтепати и выпейте с ними пива.

Площадка готова, техника проверена, на предварительную регистрацию записались 500 человек, а лектор пьет чай рядом с вами. Кажется, все идет по плану, но если у вас будет «сумочка Гермионы» со всем необходимым, вы сможете избежать многих неловких ситуаций.

Что нужно взять с собой?

• технический запас: ноутбук, флешку с записанной презентацией и другими материалами лектора, несколько упаковок батареек, дополнительный удлинитель, зарядные устройства, а также номер телефона знакомого техника, который оперативно сможет привезти и дать в аренду аппаратуру, если вдруг она резко перестанет работать (такое тоже бывает!);

• разную канцелярию: скотч, ножницы, скрепки, бечевку, бумагу, ручки и маркеры;

• пакеты для мусора;

• паспорт и визитки;

• минимальную аптечку с болеутоляющими и жаропонижающими средствами (и заодно с пластырем).

Если нет ведущего, вам придется работать с аудиторией самостоятельно. Поприветствуйте зрителей, сообщите информацию о событии, организаторах и основных партнерах. Представляя лектора, нужно предварительно уточнить у него, какие регалии стоит упоминать, а какие нет. По окончании события напомните имена организаторов еще раз и предложите следить за вашими новостями в соцсетях, показав ссылки на них на экране.

Как регулировать вопросы из зала? Сразу обозначьте общий регламент по времени. Пусть каждый желающий задает только один вопрос в краткой форме (если реплика окажется длинной или некорректной, вежливо остановите гостя), выбирайте людей из противоположных концов зала, из задних рядов, обращайте внимание на тех, кто долго тянет руку.

Когда событие закончилось, начинается новый этап работы.

Работа со зрителями. Продолжается в основном в соцсетях. Выкладывайте фотографии с события, видео, отчеты из СМИ и отзывы, чтобы о мероприятии не забыли на следующий день. Структурировать информацию будет проще, если заранее придумать хэштег события. Работайте над обратной связью: создайте гугл-форму с вопросами о том, что понравилось или не понравилось зрителям, что они хотели бы улучшить или добавить к мероприятию.

Работа со спикером. Проявите вежливость: спросите, как лектор добрался до дома, понравилась ли ему аудитория, перешлите ему сюжеты из СМИ, узнайте, как он оценивает организацию. Спросите, было бы спикеру интересно поработать с вашим проектом еще раз.

Работа со СМИ. Разошлите пострелиз, делая акцент на количестве посетителей и фотографиях. Если есть расшифровка лекции или видеозапись, предложите ее к публикации какому-нибудь изданию.

Работа с партнерами. Поблагодарите партнеров, перешлите им удачные фотографии с события и несколько сюжетов в СМИ. Запросите обратную связь: выясните, все ли партнеров устраивает и хотели бы они посотрудничать с вами еще раз.