Летом так и хочется вытащить команду из офиса — например, устроить выездную стратсессию. Harvard Business Review публикует инструкцию для тех, кто не хочет, чтобы выездное мероприятие оказалось пустой тратой времени. Пересказываем главное.

1. Проясните цели

Убедитесь, что их понимаете и вы, и команда. Они могут быть, например, такими:

  • расставить стратегические приоритеты и определить, каких результатов вы хотите достичь и как их можно измерить;

  • разработать план достижения целей, расставить майлстоуны;

  • обсудить, как можно улучшить производительность и взаимодействие внутри команды.

Предложите всем будущим участникам сессии закончить фразу «Я бы хотел, чтобы к концу выездной сессии мы все…».

2. Дважды подумайте, кого звать

Почему иногда плохо тащить на стратсессию вообще всех:

  • обсуждение будет поверхностным;

  • продуктивность будет ниже;

  • обязательно найдется кто-нибудь, кто вообще не извлечет из сессии никакой пользы;

  • если в одной рабочей группе окажутся люди с разным уровнем власти, обсуждению важных вопросов могут помешать страх или личные амбиции.

Возможно, чтобы обсудить заявленную тему, хватит нескольких ключевых сотрудников. Уже с ними решите, кого еще стоит привлечь.

3. Подготовьте подробный план

И не отступайте от него. В описании каждой темы укажите:

  • цели (например, составить список KPI, под которым подпишется команда; принять три стратегические цели; выбрать три процесса, которые можно улучшить);

  • формат (например, рабочая сессия в малой группе, дискуссия в большой группе, мозговой штурм, презентация, вопросы и ответы, игра и т. д.);

  • тайминг (на обсуждение каждой темы закладывайте от 45 минут до двух часов — за один день сможете обсудить четыре-шесть вопросов);

  • что подготовить заранее (презентация, список вопросов и т. д.).

После еще раз сверьтесь с целями из п. 1.

4. Продумайте логистику

Речь не о том, как вы доберетесь до места и что будете есть (хотя и это важно), а о коммуникации до, во время и после сессии.

  • Как вы объявите повестку? Как добьетесь, чтобы все докладчики были готовы к выступлениям? Как расскажете о результатах тем, кто не поедет?

  • Нужно ли подготовить раздаточные материалы? Возможно, участники должны выполнить «домашнее задание», чтобы обсуждение было продуктивнее?

  • Как вы оформите все то, к чему придете в ходе сессии? Будете ли вести видео- или аудиозапись? Кто сформулирует резолюцию по каждой теме?

Начните сессию (см. п. 3) с рассказа о том, зачем вы здесь собрались, что и как собираетесь делать и к чему хотите прийти (цели, регламенты и т. д.). После сессии, не откладывая в долгий ящик, составьте презентацию о достигнутых результатах и договоренностях и разошлите всем участникам.

5. Смотрите на работу со стороны

Используйте выездное мероприятие для того, чтобы посмотреть на работу как бы со стороны и наконец принять решения, которые вы вечно откладываете из-за рутины. Похороните уже нежизнеспособный продукт, посмотрите в глаза сотрудникам подразделения, с которым вечно не складывается взаимодействие, или обсудите план международной экспансии — может, для нее самое время.

На время докладов и обсуждений выключите ноутбуки и телефоны. Все!

6. Обсудите план дальнейших шагов

Результатом — а иначе зачем было все устраивать? — должен быть список конкретных действий или хотя бы целей, к которым вы собираетесь прийти (с дедлайнами, конечно). Не забудьте обсудить:

  • кто за что отвечает;

  • кто следит, чтобы план выполнялся;

  • какие конкретные шаги (в том числе рабочие встречи) добавить в календарь прямо сейчас;

  • когда следующая сессия и чему она должна быть посвящена;

  • можно ли провести ее виртуально, или все же лучше встретиться лично.

Хороший план помогает выполнять задуманное, экономя ресурсы, — за него вам будут благодарны даже те сотрудники, которые изначально считали идею со стратсессией пустой тратой времени.

О том, что мешает даже хорошо организованным стратсессиям быть продуктивными, читайте в нашем материале о пяти самых распространенных ошибках руководителей.

Где можно учиться по теме #бизнес

Где можно учиться по теме #менеджмент

Где можно учиться по теме #стратегическое планирование

Где можно учиться по теме #бизнес-идеи

Читайте нас в Facebook, VK, Twitter, Instagram, Telegram (@tandp_ru) и Яндекс.Дзен.