«Спс», «Доброго времени суток», «Извини, что голосовым»: 10 ошибок в цифровом этикете

С развитием мессенджеров звонки стали менее актуальны, и о них стоит предупреждать заранее. Собеседник может быть занят или находиться в дороге. Если же вам нужно сообщить о чем-то срочно, начать телефонный разговор можно так: «Извините, что звоню без предупреждения, но решить этот вопрос нужно как можно скорее…» В остальных случаях лучше договориться о наиболее удобном времени для звонка в переписке.

Многочисленные оповещения могут раздражать собеседника. В переписках придерживайтесь принципа лаконичности, формулируйте мысли четко и укладывайте их в одно-два сообщения. В некоторых мессенджерах есть возможность выделять слова курсивом или жирным шрифтом.

Собеседнику будет легче найти переписку, если в ней будет корректно указана тема. Письма, в которых она не указана, могут легко потеряться из поля зрения адресата. Избегайте длинных формулировок. Лучше всего сформулировать тему в пяти-семи словах: «Согласование текста для блога N», «Оформление закрывающих документов по проекту X».

В таком случае собеседнику придется потратить больше времени и перепечатать номер телефона, карты, пароль или почтовый адрес, вместо того чтобы просто их скопировать. Кроме того, повышается риск возникновения ошибок. Информацию, содержащую числа или адреса, лучше присылать в текстовом виде.

Голосовые сообщения занимают минимум в два раза больше времени у адресатов, чем те же сообщения в текстовом виде. А если двухминутное аудио будут слушать 10 участников чата, в целом на это будет потрачено двадцать минут рабочего времени части команды. В деловых переписках стоит избегать голосовых сообщений вовсе. Такой формат возможен в неформальном общении.

Если это не экстренная ситуация, постарайтесь не тревожить человека в его личное время. Лучше всего заранее уточнить, в какой временной период доступен собеседник. Поздние звонки и сообщения нарушают work-life balance и могут вызвать раздражение.

Некоторые люди стараются сократить время на лишнюю коммуникацию и предпочитают не делиться своими контактами открыто. Тем более если это личный номер телефона. Прежде чем поделиться этой информацией с кем-то, спросите разрешения у самого контактного лица. Если же вы не сделаете этого, а при обращении человек сошлется на вас, ситуация станет неприятной в том числе и для вас.

Приветствие — основное правило не только цифрового этикета. Не начинайте сообщение сразу же с просьбы или вопроса, если вы еще не здоровались с этим человеком.

Нередко можно увидеть такие сокращения, как «спс», «пжлст», «нез». Такие сокращения могут восприниматься как проявление неуважения. Лучше всего не использовать сокращения вовсе, и это относится не только к словам вежливости.

Выключайте микрофон, если вы молчите. Лишние шумы будут отвлекать слушателей и самого спикера. До начала видеозвонка найдите тихое место, где вам никто не помешает.