«Идеальная презентация» — как идеальный email, книга или песня. Главное в ней — быть уместной для конкретной аудитории. За последние 10 лет я видел более 50 000 самых разных слайдов: например, аналитические отчеты инвестбанков, где текст был набран 5 кеглем, или слайды с одним-единственным словом для презентации продукта. Каждый вариант сработал, потому что их авторы знали, при каких условиях и кто именно будет эти презентации смотреть.

Тони Урбан

Основатель и CEO DeckRobot, сервиса для дизайна презентаций на основе AI

Зачем корпорациям слайды

Впервые я столкнулся с PowerPoint на стажировке в консалтинговой компании A.T. Kearney: я опирался на имеющиеся в компании шаблоны и старался от них особо не отклоняться — на первые пять слайдов потратил около двух дней. Ощущения: восторг от результата, смешанный с болью от процесса, потому что для неподготовленного пользователя PowerPoint — страшно неудобная программа, интерфейс которой будто заимствовали у кокпита бомбардировщика. Зато благодаря этой презентации я произвел позитивное впечатление на моих новых боссов (думаю, большинство презентаций делается именно для этого).

Потом я начал работать в McKinsey, где как и в других консалтинговых компаниях, делают презентации для топ-менеджмента. Обычная структура выглядит так: слайд с выводами (Executive Summary) и 10–15 с аналитикой, которая поддерживает эти выводы, а вот в приложении может быть хоть еще 100 слайдов мелким шрифтом с поддерживающими материалами. Бывает и так, что консультанты рисуют даже перспективные схемы общественного транспорта в своих слайдах.

Повторюсь, формат презентации зависит от типа встречи/аудитории.

Главное, чтобы презентация показывала логичную историю без внутренних противоречий, которая подтверждается валидными данными

Дальше идут стилистические мелочи, которые, к сожалению, иногда не дают аудитории оценить по достоинству само содержание. В PowerPoint люди часто тратят больше времени на оформление, чем на четкое формулирование своих мыслей.

Какие бывают ошибки в презентациях

При всей глобализации бизнеса, делая презентацию, необходимо учитывать культурные коды разных регионов. Например, в Америке любят броские лозунги, а в России проявление эмоций в бизнес-коммуникации обычно порицается. В Японии принято заваливать собеседника шквалом слайдов, чтобы показать свою подготовленность к встрече: на одной презентации нашей компании для потенциальных инвесторов сложилась комичная (только для нас) ситуация: первые минут 15 инвестфонд показывал огромную презентацию про себя.

Тем, кто регулярно проводит презентации, обычно стоит учиться уже не столько хард, сколько софт скиллам

Например, я все время пытался прокачать навык управления своими эмоциями. Самым важным для меня было научиться осознавать и сразу же справляться и с положительными, и с негативными эмоциями прямо во время проведения презентаций. Поскольку любая презентация как мероприятие содержит десятки переменных, на которые ты почти не можешь повлиять, повороты событий бывают непредсказуемы — и ты должен каждый раз конструктивно это обработать, сначала эмоционально, потом на уровне бизнес-действий.

Конечно, от ошибок все равно никто не застрахован — но если они касаются эмоций, ущерб будет меньше, нежели от ошибок в самом контенте.

Я видел, как сотрудников конкурирующей консалтинговой компании выгнали со встречи с гендиректором компании, куда они пришли продать проект на $1 млн. Гендиректор нашел две ошибки в первом же слайде и сказал: «если вы даже коммерческое предложение не можете нормально составить, как вы дальше будете на нас работать?»

У другой консалтинговой компании была встреча с Ангелой Меркель, где она обратила внимание, что автор презентации перепутал миллиарды и триллионы. Всю команду проекта (включая партнеров), кроме стажера, который и сделал этот несчастный слайд, уволили в тот же день.

Резюмируя: успех или неуспех презентации в первую очередь определяется тем, что презентуется, то есть контентом. Спикер, как и сами слайды — лишь инструменты для повышения вероятности успешного выступления. Так, первые инвестиции в DeckRobot мы собирали с абсолютно омерзительной презентацией, которую я сделал «на коленке» — потому что благодаря актуальности продукта от первых клиентов и потенциальных инвесторов не было отбоя.

Как сделать классную презентацию: советы и лайфхаки

Основная причина, из-за которой презентации получаются скучными: докладчики используют слайды в качестве заметок и читают прямо с них. Чтобы такой соблазн не возникал, не вставляйте в презентацию много текста. Говорите от себя, а презентацию используйте как инструмент, который визуализирует (и соответственно делает жизненной) вашу историю.

Структура

Спланируйте выступление. Прежде чем делать презентацию, сядьте и подумайте, что именно вы собираетесь сказать. Сценарий презентации должен отвечать традиционным правилам повествования: иметь начало, главную мысль, которая выражается через тезисы, и заключение.

При создании презентации можно уйти далеко от сути в желании объяснить сразу все. Все объяснить точно не получится, потому что даже если ваше время как спикера не ограничено, современная аудитория не способна долго удерживать внимание.

Следуйте «Правилу трех»: еще Аристотель придумал, что нужно придерживаться только трех основных идей, которые помогут донести вашу точку зрения. Каждая из идей может быть разбита на 3 части для дальнейшего объяснения. Современный пример «Правила трех» на практике — презентации Apple, они всегда строятся вокруг этого принципа (например, на презентации 9 сентября 2014 года, когда Тим Кук впервые презентовал Apple Watch, рассказ о продукте был не только разбит на «тройки», но и на тройки внутри троек).

Как начать: Классно будет начать презентацию с чего-то удивительного или интригующего, чтобы заполучить внимание аудитории. Самый мощный крючок — тот, который обращается к эмоциям. Например, на презентации бионических протезов нужно показать счастливых людей, которым эта инновация изменила жизнь: дала возможность ходить и жить полноценно. Мы автоматически ставим себя на место другого.

На второй или третий слайд добавьте повестку: небольшое описание того, что аудиторию ждет на презентации. Так вы установите ожидания всех участников встречи, обозначите цель встречи и поможете слушателю справиться с потоком презентации, ну или хотя бы систематизировать доклад в голове.

Без чего не обойтись: Включите в презентацию хотя бы одну историю. Это может быть отзыв, рабочая история, опыт другого клиента или что-то еще. Истории помогают слушателю представить себя в такой же ситуации на месте вашего героя. Задействуйте сторителлинг. Например, не просто расскажите о проблемах, которые решает ваш продукт или услуга, а «проведите» слушателей через опыт клиента, который столкнулся с этой проблемой. Расскажите им о повседневной жизни с этой проблемой, а затем объясните, как именно ваш продукт или услуга меняют опыт. Хорошо вовлекают анекдоты, потому что заставляют людей смеяться. В бизнес-презентациях юмор должен быть дозированным.

Как закончить: Последний слайд может выглядеть по-разному. Вот несколько примеров:

  1. Слайд с призывом к действию. Что вы хотите, чтобы люди сделали после вашей презентации? Поместите это действие на заключительный слайд, чтобы убедиться, что выступление достигает цели.

  2. Слайд-возражение. В зале всегда найдется критик. Вы окажетесь в лучшем положении, если сами укажете на слабые места вашего продукта и расскажете, как собираетесь найти правильное решение.

  3. Контактная информация. Облегчите аудитории поиск ваших контактов и напоследок напомните о себе.

Дизайн

Вот что нужно учесть в дизайне презентации, чтобы она визуально привлекала аудиторию.

  • Анимация. Глаза следят за движением, поэтому используйте простые и тонкие движения, чтобы направить внимание вашей аудитории. И обязательно отрепетируйте презентацию с потоком анимации, чтобы не сбиться в ответственный момент.

  • Фотографии и иллюстрации — добавляют индивидуальности всей презентации, а вашим идеям — яркости и образности. Но не переборщите, иначе будете выглядеть непрофессионально: фотографии следует использовать, только если они продвигают или подчеркивают основную идею слайда.

  • Цифры. Если ваша цель — впечатлить слушателей статистикой, то подумайте, как ее преподнести так, чтобы она произвела сильный эффект. Например, представьте данные в виде гистограммы, круговой диаграммы, блок-схемы.

  • Текст. Не вставляйте много текста. Лучше разбить длинные фразы на несколько слайдов и выделить ключевые слова.

  • Демонстрации. Используйте GIF-файлы или иллюстрации для визуализации процессов, функций продукта или услуг.

  • Пункты. Презентации, которые состоят из перечня пунктов на каждом слайде, больше не нужны. Аудитория не обращает внимание на слайды, которые полны списков текста или пронумерованных элементов.

  • Шрифт. Используйте крупные шрифты, они более удобочитаемы. Также обратите внимание на расстояние между абзацами, строками и столбцами, чтобы текст не выглядел беспорядочным.

  • Логотип. Разместите небольшой логотип компании на каждом слайде, забрендируйте презентацию.

  • Цвета. Профессиональные эксперты по дизайну предлагают использовать 2–3 цвета для всей презентации. Один цвет для переднего плана, другой — для фона, а третий — для акцентов.

В оформлении презентации будьте последовательны. Задача вашей презентации — донести информацию максимально эффективно и четко. Если тема доклада и дизайн соотносятся друг с другом — цель достигнута. Если же вы будете от слайда к слайду менять дизайн в надежде выделиться, то отвлечете аудиторию.