Кажется, нет ничего приятнее, чем вычеркнуть выполненный пункт из списка дел. Но в реальности такие перечни могут вгонять в депрессию, потому что мы не только знаем, что нам надо сделать миллион вещей, но и постоянно держим их перед глазами. Бизнес-ресурс Fast Company рассказал о том, как рационально организовать свою работу в течение дня. «Теории и практики» законспектировали самое важное.

Список дел часто становится источником фрустрации: бывает, что к концу дня он не только не сокращается, но и дополняется, а доделать все кажется чем-то непосильным. Как показывают исследования, 41% пунктов из списков дел не выполняются никогда.

Существует другой подход к планированию дня, при котором работать надо с временными блоками, а не с перечнем задач. То есть каждый промежуток времени посвящается какому-то конкретному заданию (или заданиям). Такой способ помогает увидеть, где человек переоценивает свои силы, и сфокусироваться на текущей задаче.

Профессор Джорджтаунского университета Кэл Ньюпорт утверждает, что таким образом время распределяется более эффективно. Например, можно собрать быстровыполнимые задачи вместе в одном блоке и оставить более сложные на те моменты, когда времени много. Таким образом, в частности, можно оценить, сколько остается свободных часов.

Как показывают исследования, 41% пунктов из списков дел не выполняются никогда

Как говорит эксперт по тайм-менеджменту Кевин Круз, расписание выигрывает у списка дел еще и с точки зрения психологии. В соответствии с эффектом Зейгарник, лучше всего мы запоминаем именно те вещи, которые не сделали. Поэтому невыполненные задания давят на нас, это может привести к стрессу и бессоннице. «А если все наши дела рассортированы по дням, времени и длительности, мы крепче спим, зная, что все на своих местах», — говорит Круз.

Чаще всего человек недооценивает время, которое уходит на задание, и выбивается из графика. Поэтому Круз предлагает добавить в расписание «буферные зоны» — один или несколько свободных получасовых блоков между блоками с работой. Таким образом, не успеть справиться с заданием за отведенное время — некатастрофично. А если все сделать по расписанию, то можно потратить этот буфер на то, чтобы восстановить энергию или позаниматься спортом. Но если человек постоянно опаздывает, то, возможно, ему надо присмотреться к тому, достаточно ли времени он выделяет на каждое задание. И нельзя забывать, что перед работой желательно минимизировать отвлекающие факторы: отключить пуш-уведомления и перевести телефон на голосовую почту.

Важно помнить, что временные блоки можно перегруппировать в зависимости от обстоятельств. Главное, чтобы на рабочее время всегда были планы.