Как навести порядок в digital-жизни и освободить время

В погоне за результатами в эпоху многозадачности порой необходимо остановиться и осмыслить происходящее. Туда ли я бегу? Правильно ли трачу время? Могу ли я организовать жизнь так, чтобы работа приносила радость и оставалось время на отдых, семью и друзей? Чтобы найти ответы на эти вопросы, основательница международной компании, автор нескольких бестселлеров Карен Тайбер Лиланд и консультант по коммуникациям Кит Бейли предлагают разобраться в рабочих процессах. Публикуем отрывок из их совместной книги, посвященный наведению порядка в своем взаимоотношении с соцсетями и рабочей почтой.

… ни один уважающий себя автор, который пишет об управлении временем, не может пройти мимо советов о жизни в сети — по крайней мере с точки зрения тайм-менеджмента.

В современном мире онлайн-жизнь включает в себя отбор, сортировку, организацию и контроль огромного количества информации, в том числе электронной почты, социальных сетей и файлов на компьютере. По данным исследования Microsoft, американцы в среднем проводят семь часов в день за компьютером. Опрос компании Accountemps показал, что на поиск информации работники тратят по шесть недель в год. Статистические данные могут показаться не связанными между собой. Но это не так. Люди часто ищут что-то на компьютерах.

Сколько времени на прошлой неделе вы потратили на то, чтобы найти файл, затерявшийся где-то в ноутбуке?

Мучительный поиск нужного контракта с клиентом подталкивает к мысли, что в периодической уборке нуждаются не только шкафы, но и папки на компьютере. Приведем несколько проверенных способов усовершенствовать жизнь онлайн и освободить больше времени в процессе.

Наведите порядок в компьютере

За последние годы объем памяти в компьютерах увеличился во много раз, поэтому вопрос хранения файлов стоит не так остро — в отличие от дурной привычки забивать пространство информацией без разбора. Делимся несколькими способами сохранить порядок на жестком диске.

• Удалите старые ненужные черновики документов, у которых есть обновленная версия.

• Удалите файлы, в которых содержится неактуальная информация.

• Удалите пустые папки, которыми никогда не пользовались.

• Разберитесь с папками, у которых разные названия, но одинаковое содержимое.

• Удалите сотни (или даже тысячи) лишних фотографий из последней поездки.

Избавившись от старого и ненужного, можно приступать к созданию логичной системы.

Попробуйте воспроизвести систему хранения бумажных документов. Чем больше основные папки и категории напоминают привычную нецифровую систему, тем легче искать и сохранять различные документы. В дополнение к этому создайте на рабочем столе папку «В работе» или «Текущее», чтобы сохранять там все, над чем вы работаете в данный момент, и иметь к этому легкий доступ. Пусть в основном компьютер и служит архивом, но в этой папке можно держать последнюю информацию и проекты.

Наконец, организуйте и обновите закладки в браузере. Там тоже может быть сохранено огромное количество ссылок без особой структуры. Воспользуйтесь возможностями браузера, чтобы создать папки с понятными названиями, которые можно объединить и наполнить закладками.

Storytel — международный сервис аудиокниг по подписке. В библиотеке Storytel собраны аудиокниги практически всех жанров, от классики и нон-фикшена до лекций, стендапов и подкастов. Это сервис, который решает проблему чтения. Он позволяет слушать аудиокниги всегда и везде: во время тренировки, готовки еды, дороги на работу и обратно, в самолете, перед сном и когда угодно еще. Storytel создает и записывает собственный уникальный контент — лекционные проекты, подкасты, аудиосериалы, а также сотрудничает с лучшими голосами страны.

Возьмите под контроль электронную почту

Для многих папка «Входящие» стала полигоном задач, которые необходимо выполнить. Начните уборку в почтовом ящике с удаления старых ненужных писем. Затем опустошите корзину. Из-за того, что у многих достаточно места для хранения писем, этот шаг часто пропускают. Однако по собственному опыту можем сказать: чем больше человек стремится держать почту в порядке, тем меньше времени ему требуется на поиск необходимой информации.

Организуйте систему хранения электронных писем. Один из способов — создать папки по категориям, которые используются для работы. К примеру, если обычно вы организуете работу по клиентам, в названиях папок укажите их имена. Если по продукту, упомяните его название.

Наконец, не стоит попадать в ловушку и игнорировать файлы на компьютере. Это та же самая ситуация, что с ящиками, шкафами и даже целыми комнатами: в беспорядке они превращаются в черную дыру и начинают высасывать энергию. Случайные файлы всплывают то здесь, то там, и в памяти компьютера остается множество хлама. […]

Используйте соцсети с умом

По данным исследования организации Statista, в среднем человек тратит на социальные сети 2,5 часа в день. Не важно, публикуете вы информацию или просто ее воспринимаете: без должного контроля соцсети могут превратиться в огромного пожирателя времени. Если из-за них вам стало сложно управлять временем, вы не одиноки. Воспользуйтесь следующими советами, чтобы укротить общение в сети.

Прежде чем беспорядочно публиковать посты, следует представить конечную цель. Продуманные рекламные кампании в социальных сетях занимают меньше времени и приводят к более качественным результатам. Определитесь, чего вы действительно хотите достичь. Увеличить количество потенциальных клиентов в воронке продаж? Повысить узнаваемость бренда? Завоевать больше читателей перед стартом продаж книги? Знать конечную цель перед тем, как действовать, — более эффективный подход.

Не все социальные сети одинаковы. Если быть точнее, у них разная аудитория. Подумайте, на каком сайте проводит время ваш идеальный клиент. Где он потребляет информацию? Если сузить внимание и публиковать информацию в основном в тех соцсетях, которыми пользуются ваши клиенты (в том числе и потенциальные), это позволит сохранить силы и время.

Делать по три или пять публикаций в неделю может быть непросто, особенно если каждый раз приходится с нуля придумывать, что писать. Редакционный календарь поможет упростить процесс и заметно сэкономит время. Если говорить простым языком, это — план на несколько месяцев с темами для публикаций. Большая часть редакционных календарей включает в себя ключевые слова и фразы для SEO (оптимизации для поисковых систем), а также актуальные темы для каждого месяца. Например, статьи о предстоящих праздниках, о постановке целей — в январе, призывы к уборке офиса — в апреле. Планирование публикаций заранее делает вас продуктивнее, и это главное.

Платформы вроде Hootsuite позволяют писать заметки и ставить их в очередь для дальнейшей публикации за день или неделю до желаемой даты. Если сразу загрузить все посты на неделю, получится сэкономить время: не придется каждый раз заходить на сайт.

Если вас когда-нибудь затягивало в социальные сети на несколько часов, то вы прекрасно понимаете, сколько времени они способны отнять. Постоянно отвлекаясь от работы, чтобы посмотреть обновления друзей, вы отдаляете себя от важных дел и целей. Удачное решение — выделить время на социальные сети и установить ограничения.

В конечном счете искусство управления временем сводится к искусству принятия решений, к смелости выбирать, какие действия станут следующими, когда они будут выполнены и каким образом, к постановке важнейших жизненных целей и определению приоритетов.

В повседневной деловой жизни такой выбор — часть рабочего процесса. На эту тему написаны книги, созданы системы и программы, хотя суть управления временем до изящного проста:

• Информация появляется в жизни из разных источников: из голосовой, электронной и обычной почты, от других людей, из собственной головы.

• Мы фиксируем ее в разных местах: в списках дел, на бумаге, в почте или документах.

• Затем мы решаем, что делать с каждым пунктом. Займемся этим прямо сейчас? Отложим? Передадим другому? Откажемся?

• Мы действуем, чтобы задачи переходили от этапа к этапу, пока они не будут считаться выполненными.

Звучит просто, правда? В какой-то степени так и есть. Но дисциплина и навыки, которые для этого необходимы, требуют инструментов, приемов и советов, изложенных в этой книге и других, подобных ей. Вы можете взять под контроль свои рабочие процессы. Нужны только практика и целеустремленность. И немного времени.

В рубрике «Открытое чтение» мы публикуем отрывки из книг в том виде, в котором их предоставляют издатели. Незначительные сокращения обозначены многоточием в квадратных скобках.
Мнение автора может не совпадать с мнением редакции.