«Будь проще», или Как общаться с коллегами и понимать друг друга

Иногда кажется, что коллеги как будто говорят на другом языке, — донести свои мысли никак не получается. Так может происходить по многим причинам: срабатывают когнитивные искажения, выбираются неудачные каналы коммуникации, не хватает знаний, чтобы понять специфику чужой работы. Как с этим справиться и научиться понимать друг друга? Разбираемся в статье.

Что такое эффективная коммуникация

Зачем мы вступаем в коммуникацию? Прежде всего — чтобы обменяться информацией. Однако сам по себе такой обмен еще не говорит о том, что коммуникация была эффективной. Важно, чтобы собеседник воспринял именно то, что вы закладывали в свое сообщение, без домыслов и искажений. И, конечно, чтобы вы тоже поняли его максимально точно.

Что может этому помешать?

1. Когнитивные искажения. Это систематические ошибки мышления, которые влияют на наше восприятие информации. Например, из-за проклятия знания мы можем считать, что все окружающие способны понять информацию, которая кажется нам элементарной, хотя для них это не так. А эффект предвзятости подтверждения заставляет обращать внимание только на то, что согласуется с уже сформировавшимся у нас мнением.

2. Механические шумы — проблемы с конкретным каналом передачи информации. Допустим, вы подготовили презентацию, но перед самым выступлением файл перестал открываться. Или сломался микрофон перед видеосозвоном.

3. Разница в опыте — как профессиональном, так и личном. Например, собеседник использует термины, которых вы не знаете. Или не учитывает культурные и гендерные барьеры, а также нюансы, связанные с характером, социальным статусом и другими факторами.

4. Незаинтересованность в коммуникации. К примеру, собеседник не понимает, почему тема разговора важна, или просто не хочет ее обсуждать. Это может сказаться и на вашей вовлеченности — вряд ли такую беседу будет комфортно поддерживать.

5. Неумение справляться с эмоциями. На работе часто приходится обсуждать не самые приятные темы — например, когда руководитель дает корректирующую обратную связь. Слишком эмоциональная реакция помешает провести разговор конструктивно и с пользой для всех участников.

Из-за всех этих помех люди часто понимают друг друга неправильно — или не понимают вовсе. С точки зрения рабочих процессов это может привести к срыву сроков, напряженной атмосфере в команде, проблемам с важными задачами или показателями.

Как сделать коммуникацию эффективной

Поймите, что вы хотите сообщить, кому и с какой целью, — и вам станет ясно, как это сделать. Вряд ли есть смысл использовать сложные термины, давая инструкции стажеру. Или, наоборот, объяснять каждое слово, когда вы просите о помощи более опытного коллегу. А если ваша цель — получить информацию, заранее стоит выяснить, точно ли потенциальный собеседник сможет вам помочь.

Для начала стоит определиться, письменной или устной должна быть коммуникация. Если важно обменяться информацией быстро или сразу увидеть реакцию собеседника, лучше выбрать устный формат. А если нужно обдумать формулировки, приложить дополнительные материалы, сохранить информацию или использовать ее неоднократно, переписка отлично подойдет. Ориентируйтесь также на личные предпочтения — свои и коллег.

С письменной коммуникацией понятно: нужно время, чтобы поработать над формулировками, структурой сообщения, сопроводительными материалами. Но и в устной коммуникации подготовка часто необходима: она позволит хотя бы просто собраться с мыслями и освежить информацию. Поэтому не пренебрегайте ей, даже если вопрос срочный. Так вы существенно снизите потери информации.

Это особенно важно, если ваш собеседник — специалист в другой области или новичок в вашей. В таких случаях старайтесь по минимуму использовать узкие термины или сразу их поясняйте. Желательно, чтобы примеры и метафоры были понятны всем, а не касались только вашей сферы деятельности. Кроме того, перед началом разговора стоит убедиться, что все стороны понимают, о чем именно пойдет речь, и одинаково это трактуют.

Многие вещи проще объяснить с помощью схем, рисунков или графиков, чем с помощью слов. И неважно, переписываетесь вы по электронной почте или сидите с коллегой рядом. Не стесняйтесь это использовать, даже если под рукой только блокнот и ручка, а рисуете вы не очень. Главное — наглядность.

Уточняйте, правильно ли понимают вас — и правильно ли вы понимаете собеседника. Если не получится сделать это сразу, запишите вопросы и задайте их, как только появится возможность. Можно также попросить собеседника изложить своими словами ваше сообщение или самому пересказать то, что он сообщил вам. Так вы существенно снизите потери информации.

Хочется накричать на собеседника, который упорно вас не понимает или говорит неприятные вещи? Возьмите паузу и предложите вернуться к разговору позже. Даже если вопрос срочный, на эмоциях вы вряд ли найдете подходящее решение. Можно продолжить обсуждение по почте, в чате или привлечь других коллег. Главное — дать себе успокоиться.

В конце разговора, совещания или переписки всегда уточняйте, о чем в итоге договорились. Лучше всего сделать это письменно и таким образом, чтобы все участники коммуникации видели ее результаты. Например, можно разослать список договоренностей по электронной почте или отправить его в общий чат. Не забывайте об этом, даже если коммуникация была устной.

Если коллеги регулярно спрашивают об одном и том же, попробуйте упростить себе жизнь. Например, составьте FAQ для самых простых вопросов, инструкции и гайды — для более сложных. А если вы руководитель, стоит разработать правила коммуникации и внутренние регламенты — можно вместе с командой. Все это позволит сэкономить время и силы для решения действительно важных вопросов.