«Все содержание этой встречи можно было бы уместить в один твит», — признайтесь честно, вы хотя бы раз слышали это раньше. А может, даже сами говорили что-то подобное.

Большинство из нас испытывает отвращение при мысли о собраниях, особенно если они непродуктивны. Тем не менее, мы проводим на бессмысленных встречах до 31 часа каждый месяц. И что еще хуже, количество встреч, в которых участвует в среднем человек, во время пандемии увеличилось на 12,9%.

Но, несмотря на то, что жалобы на неуместные встречи, перегружающие календарь, случаются довольно часто, гораздо меньше людей в принципе имеют представление о том, когда и в каком формате вообще должна состояться встреча команды. Должна ли состояться вообще? Как вы можете определить, что требует разговора в реальном времени, а что можно решить удаленно?

Выбор между асинхронным режимом и режимом реального времени: 3 фактора, которые следует учитывать

На самом деле общие встречи не являются плохими по своей сути. Напротив,живые разговоры имеют ряд преимуществ, таких как укрепление команды и сотрудничества и предоставление возможности улавливать невербальные сигналы (которые наш мозг считает наиболее надежным индикатором мыслей и чувств). Сотрудники общаются, а не играют в сломанный телефон, передавая друг другу содержание предыдущих планерок.

Более того, собрания могут уменьшить недопонимание, которое часто проявляется при переписке. Эксперт по коммуникациям Ник Морган считает, что до 50% наших письменных сообщений на самом деле понимаются неправильно. Одно из исследований Моргана показало, что получатели электронного письма, состоящего из двух слов (например, «хорошая работа»), в 60% случаев интерпретируются как саркастические, даже если это не входило в намерения автора.

Встречи имеют свои плюсы, но асинхронное общение (то есть общение, которое не требует одновременного присутствия участников) также имеет свои выигрышные стороны. Часто этот формат более эффективен, он дает людям время подумать, прежде чем отвечать, и приводит к хорошо задокументированным разговорам и решениям, например, на аудио- или видеозаписях.

Не существует проверенной формулы для определения того, должна ли встреча проводиться асинхронно или в режиме реального времени

Однако есть несколько вопросов, которые стоит задать себе. Если вы ответите «да» на один из них, то, вероятно, вам лучше всего подойдет живое обсуждение:

  • Предмет встречи требует дебатов или размышлений? Асинхронные обсуждения могут проходить линейно, но если предмет разговора требует мгновенной обратной связи и межпрофильной дискуссии, вам больше подойдет общая встреча.

  • Эта тема потенциально волнительна? Новости, которые могут быть трудными для восприятия, обычно должны доставляться в режиме реального времени, чтобы избежать домыслов, неверной интерпретации и путаницы.

  • Легко ли неправильно истолковать тему разговора? Особенно сложные темы часто требуют живого обсуждения. Это помогает избежать последующего написания многостраничных пояснительных писем для тех, кто вообще не понимает о чем речь. К тому же участники встречи могут сразу задавать вопросы и комментировать.

Также стоит помнить, что для эффективности встреч нужно сочетать оба формата: и асинхронный, и классический. Например, вы можете отправить повестку дня на рассмотрение и собрать обратную связь перед встречей в прямом эфире, а также отправить письменное резюме после ее завершения. Или, может быть, вы отправите электронное письмо с некоторыми идеями, которые люди могут обсудить индивидуально, прежде чем собраться вместе для общего брейншторма.

Работа на удаленке может превратиться в сломанный телефон, курс «Конфлиты на удаленке» помогает преодолевать кризисы и недопонимания.

5 встреч, которые должны быть асинхронными (и 5, которые не должны)

Помните, что все индивидуально. Некоторые люди рады вообще не контактировать с коллегами, в то время как других не заставишь работать удаленно, писать сообщения в общий чат и не звонить. Ниже приведены несколько встреч, которые точно могут быть асинхронными в любой команде.

5 встреч, которые могут быть асинхронными
  • Отчеты о статусе проекта: если вы используете различные цифровые инструменты для управления проектами, просто сделайте их (и данные о результатах) легко доступными для всех сотрудников, которые задействованы в проекте.

  • Обзоры задач или проектов: вы действительно готовы подключать к обсуждению сотрудников, которые, например, совершенно не задействованы в обсуждаемом проекте? Если вам нужна обратная связь коллег или сотрудников по проекту или задаче, предложите им оставить комментарии в текстовой форме, например в открытом документе или с помощью опроса.

  • Объявления, которые ни к чему не обязывают: ваша компания внедрила новый дизайн блога? Или ваш соучредитель получил награду? Эти объявления действительно захватывают и могут стать поводом для празднования, но зачастую их лучше всего опубликовать в виде быстрых письменных сообщений — корпоративным электронным письмом или во внутренней сети вашей компании.

  • Обновления о ходе достижения целей: цели важны, но это еще одна вещь, о которой люди должны постоянно знать. Лучше иметь панель инструментов, на которой каждый может видеть ваш прогресс по вашим KPI или другим показателям успеха, чем тратить время на общие сборы и их регулярное обсуждение.

  • Регулярные встречи, которые обычно заканчиваются рано: вы знаете, что ежемесячные общие встречи как правило всегда проводятся вдвое быстрее запланированного? Содержание этих встреч можно переместить в формат быстрого статуса, где будет подробно описано, что было сделано за период, что находится в работе, с чем возникают сложности.

5 встреч, которые не должны быть асинхронными
  • Оценка производительности и отзывы о работе сотрудников: Конечно, оценку производительности сотрудника можно провести удаленно с выписыванием и подчеркиванием красным всех показателей. Но реальный разговор о том, как дела у сотрудника, будет наиболее продуктивен, когда вы говорите с ним в режиме реального времени. И, конечно же, увольнение сотрудника всегда должно происходить в живую, а не по почте.

  • Беседы о карьерном развитии: аналогично, обсуждения основных карьерных целей наиболее полезны, когда они происходят в живую. Это дает возможность менеджерам и сотрудникам задавать вопросы, предлагать отзывы и вместе составлять план роста сотрудника.

  • Актуальные или потенциальные изменения внутри компании: несущественные обновления не нуждаются во встрече. Но важные или вызывающие беспокойство ситуации, такие как реструктуризация или слияние, заслуживают личного разговора.

  • Разрешение конфликтов: обычно легче решать конфликты лично, так как это снижает беспокойство и стресс, с которыми люди сталкиваются, когда ждут ответа. Попытки разрешить разногласия посредством письма не только менее эффективны, но и могут привести к растущему разочарованию, замешательству и негодованию.

  • Приветствие нового члена команды: знакомство новичка с командой заслуживает общегруппового видеозвонка или личной встречи, чтобы каждый мог официально «встретиться». То же самое можно сказать и о других видах деятельности по укреплению связей и корпоративной культуры.

K-AMPUS  — это набор методических инструментов для построения индивидуальных планов развития каждого члена команды. Помогает запустить развитие по собственному пути, пройти обучение по рекомендации руководителя или получить план по итогам диагностики, встроенной в платформу. Полный цикл администрирования обучения от заявки до обратной связи.

Как с максимальной эффективностью использовать асинхронную связь

Несмотря на беспечные замечания о «встречах, которые могли бы уместиться в один имейл», перейти к асинхронному формату не так-то просто. Вот несколько советов, которые помогут вам уменьшить недопонимание и максимально использовать асинхронное общение.

Выберите правильный метод

Электронная почта — не единственный вариант. Сегодня асинхронное общение также может происходить с использованием:

  • чатов и мессенджеров

  • видео- и аудиосообщений

  • общих документов с правом комментирования/редактирования

  • обновлений в платформах управления проектами.

Найдите время, чтобы подумать, что лучше всего подходит для общения внутри команды и соответствует задачам.

Используйте смайлики и стикеры, чтобы донести свою точку зрения

Невербальные сигналы трудно включить в несколько асинхронных методов общения, если только вы не общаетесь исключительно видео-сообщениями в Telegram. Смайлики и стикеры таким образом заменяют невербальные сигналы, которые воспринимались бы при реальном общении.

Фактически, одно исследование показало, что та же часть нашего мозга, которая обрабатывает выражения лиц, также обрабатывает смайлики.

Создайте централизованное пространство для асинхронной коммуникации

Несмотря на все преимущества асинхронной коммуникации, мало кому захочется перечитывать 100+ сообщений в рабочем чате или изучать километры имейлов и цепочек, чтоб найти ту самую правку. К тому же чрезмерные электронные письма, как было доказано, повышают уровень нашего стресса.

Лучше иметь централизованную площадку для общения людей по определенным темам, например, выделенные каналы Slack, общие документы или доски Trello для совместной работы над определенными проектами.

Это позволяет людям легко увидеть текущий статус и получить весь необходимый контекст, не тратя время на прокрутку и поиск нужных сообщений.

Придумайте условные обозначения для общения

У вашей команды, вероятно, уже есть некоторые правила общения для личных встреч, которые сформированы вашими культурными нормами — например, как этично прекращать разговор или менять тему.

Асинхронное общение также заслуживает своего рода системного и культурного кода. Предложите коллегам, например, оставлять комментарии к документам вместо непосредственного редактирования и выделения всего красным шрифтом. Также предложите использовать единые метки для обозначения статуса или срочности задач.

На это может уйти немного времени, но введение этих соглашений поддерживает последовательность и уменьшает путаницу.

Попросите дать обратную связь

Предлагайте сотрудникам оставлять обратную связь и свои предложения того, как может быть улучшена коммуникация. Возможно, ваши сотрудники подадут удачные идеи или расскажут о сложностях, с которыми лично вы не сталкивались.

Асинхронные планерки однозначно выигрывают у встреч в реальном времени, когда никому не нужно ехать в офис, выглядеть прилично или отрываться от задач, которые требуют решения прямо сейчас. Но это не значит, что асинхронные планерки будут панацеей для вашей команды.

Напротив, важно помнить, каждый случай коммуникации индивидуален. Когда вы решаете, требует ли тема живого обсуждения или может быть обработана менее навязчивым способом, продумайте содержание, свою цель и участников, которых вы должны включить. Возможно, кто-то из коллег совершенно не умеет работать в асинхронном формате.

Применяйте концепцию асинхронных встреч в соответствии с особенностями своей команды, и вы найдете наиболее оптимальное для вас соотношение асинхронного и классического формата — не говоря уже о том, что избавитесь от разочарования, возникающего в результате встреч, которые, ну, на самом деле, могли бы уместиться в два твита.